Plantilla de descripción del puesto de asistente administrativo para 2022

Comprender la descripción de su trabajo para cualquier trabajo para el que esté empleado puede ayudar mucho a su nivel de productividad.

Este artículo contiene una lista de las mejores plantillas de descripción de puestos de asistente administrativo para 2022 de diferentes empresas.

Ahora, esto es lo que tienes que hacer...

Revise las plantillas cuidadosamente sin hojear para obtener los roles clave y habilidades administrativas requeridas de usted.

Aunque las plantillas de descripción del puesto de asistente administrativo parecen similares, existen ligeras diferencias que, si se observan, pueden ayudar a desempeñarse excepcionalmente bien como asistente administrativo en cualquier organización.

¿Quién es un Asistente Administrativo?

Un asistente administrativo o especialista en apoyo administrativo es alguien que se encarga de brindar varios tipos de asistencia administrativa.

Los asistentes administrativos están a cargo de ejecutar y coordinar las operaciones administrativas diarias de una organización. 

Esta función crítica ayuda a la gerencia y/o al equipo de la oficina respondiendo las comunicaciones entrantes, distribuyendo la correspondencia por correo, realizando tareas administrativas generales como archivar, imprimir o fotocopiar, ingresar datos y otras tareas ad hoc.

¿Cuáles son exactamente las responsabilidades de un asistente administrativo?

En casi todas las industrias, los asistentes administrativos realizar tareas administrativass. Algunos asistentes administrativos, como los que trabajan en el campo legal, pueden estar más especializados que otros. 

La mayoría de las responsabilidades de los asistentes administrativos giran en torno a la gestión y difusión de información dentro de una oficina. 

Contestar teléfonos, tomar notas y mantener archivos son ejemplos de lo que esto implica. Los asistentes administrativos pueden ser responsables de enviar y recibir correspondencia, así como de saludar a los clientes y clientes.

Registros

Algunas oficinas pueden delegar la tarea de monitorear y registrar los gastos a los asistentes administrativos. 

Los deberes pueden incluir todo, desde crear hojas de cálculo hasta informar los gastos a un gerente de oficina. 

Como resultado, se puede esperar que algunos asistentes administrativos estén familiarizados con el software de contabilidad de oficina, como Microsoft Excel.

Programación y planificación

Los asistentes administrativos también pueden estar a cargo de la planificación de eventos, como reuniones de la junta y almuerzos. 

Esto puede requerir investigar los precios de los proveedores o contactar a los participantes para preguntar sobre su disponibilidad. 

Otras responsabilidades pueden incluir la programación de citas y la preparación de materiales de presentación.

Documentación

Los asistentes administrativos también pueden ayudar a los miembros de la oficina con el papeleo. Es posible que se requiera que los asistentes escriban, editen y corrijan documentos además de almacenar, organizar y administrar archivos. 

Es posible que se requiera que algunos asistentes tomen dictados o registren actas de reuniones.

¿Qué requisitos educativos tengo para convertirme en asistente administrativo?

Además de las certificaciones de habilidades, los asistentes administrativos de nivel de entrada deben tener un diploma de escuela secundaria o un certificado de Desarrollo de Educación General (GED). 

Algunos trabajos requieren al menos un título de asociado, y algunas empresas pueden incluso requerir una licenciatura.

Muchos empleadores considerarán candidatos con títulos en cualquier campo, incluidos los negocios, la comunicación y las artes liberales. 

Ciertos empleadores e industrias, por otro lado, pueden preferir la educación universitaria en disciplinas específicas que preparan mejor a los asistentes administrativos para requisitos especializados, como trabajar con asuntos financieros y agencias gubernamentales.

Aquellos que no tengan un título también pueden seguir cursos técnicos que les enseñarán las habilidades necesarias para puestos de asistente administrativo, como redacción comercial, documentación, archivo y organización, procesamiento de datos y contabilidad.

Algunos puestos pueden aceptar experiencia comparable en lugar de educación formal.

¿Qué calificaciones educativas debe tener un asistente administrativo?

Los puestos de asistente administrativo generalmente no requieren calificaciones o títulos formales. 

Sin embargo, hay cursos y certificados disponibles para los candidatos que son relevantes para el puesto. Estos son algunos ejemplos:

  • Certificado de Administración de Empresas
  • Diploma de Administración de Empresas
  • Licenciatura en Administración de Empresas

Además, solicitar conocimiento de programas específicos en la descripción del puesto de asistente administrativo ayudará a atraer a los mejores talentos.

¿Cuáles son las habilidades que necesito?

Una variedad de duros y se requieren habilidades blandas para trabajar como asistente administrativo. Entre las habilidades están:

1. Organización

Esta habilidad implica el desarrollo de métodos simples para hacer frente a tareas complejas y establecer el orden en el lugar de trabajo. 

Los asistentes administrativos utilizan sus habilidades organizativas para archivar documentos con precisión, filtrar las comunicaciones entrantes y salientes y establecer procesos para completar las responsabilidades diarias.

Los asistentes administrativos también deben estar organizados para llevar un control de las actividades, horarios y proyectos de los profesionales que apoyan.

¿Interesado en saber más sobre habilidades blandas y duras? verificar Habilidades duras vs habilidades blandas: diferencias y similitudes.

2. Administración de tiempos

Esta habilidad implica planificar un horario diario y priorizar ciertas responsabilidades en función de la importancia, el tiempo de finalización y los plazos. 

Los asistentes administrativos planifican sus días, semanas, meses y trimestres para completar las tareas en orden y a tiempo. 

También usan esta habilidad cuando administran calendarios para programar mejor reuniones, viajes y otras citas cada día para cada horario individual que administran.

3. comunicación por escrito

Esta habilidad crucial implica descifrar mensajes escritos y escribir respuestas apropiadas. 

Comunicación escrita es utilizado por estos profesionales para coordinar eventos y reuniones, delegar responsabilidades y realizar solicitudes. 

Al crear mensajes, informes y otra documentación importante, la comunicación escrita también incluye la síntesis de información y el uso de redacción comercial y etiqueta profesional. 

La comunicación escrita efectiva requiere excelentes habilidades gramaticales y de corrección.

4. Comunicación a través del habla

Para hablar y compartir mensajes claros, esta habilidad blanda requiere profesionalismo y una etiqueta adecuada en el lugar de trabajo. 

También implica la escucha activa para comprender el mensaje de un hablante con el fin de responder o actuar de manera correcta y adecuada. 

Al hablar por teléfono o en persona, los asistentes administrativos utilizan la comunicación verbal. 

Miden las interacciones y responden apropiadamente mediante el uso de señales como el lenguaje corporal y el tono.

5. Adaptabilidad

Este rasgo permite a los asistentes administrativos atender a una amplia gama de personalidades y al mismo tiempo administrar las preferencias de los demás. 

Las personas que son altamente adaptables pueden anticipar las necesidades de los muchos profesionales a los que apoyan y cambiar rápidamente de tareas cuando cambian las prioridades.

Otras habilidades pueden incluir:

  • Dominio de MS Office, con una sólida comprensión de Excel y PowerPoint
  • Dominio de Documentos de Google
  • Comprensión del software de gestión de proyectos y tareas como Basecamp, Trello y Smartsheet
  • Habilidades Interpersonales
  • Habilidades para resolver problemas
  • La puntualidad es esencial.
  • Habilidades de pensamiento crítico
  • Habilidades de trabajo en equipo y colaboración
  • Ética laboral
  • Habilidades de gestión de proyectos

¿Qué hace un Asistente Administrativo?

Los asistentes administrativos pueden ganarse la vida decentemente, especialmente a medida que avanzan en sus carreras. 

Mientras que el salario inicial de un nuevo asistente administrativo a nivel de secretaria puede ser tan bajo como $ 7.25 por hora, un asistente administrativo en los Estados Unidos gana un promedio de $ 15.42 por hora. 

Los asistentes administrativos ejecutivos con amplia educación y experiencia pueden ganar hasta $30.25 por hora en la parte superior de la escala salarial.

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Cómo conseguir un trabajo como asistente administrativo

Los siguientes son los pasos más comunes para convertirse en un asistente administrativo calificado:

1. Continúa tu educación

Obtenga el nivel de educación más común para asistentes administrativos en su industria o ubicación. Si su campo previsto lo prefiere, también puede seguir disciplinas específicas.

2. Acumular experiencia laboral relevante

Los puestos administrativos temporales o de medio tiempo pueden brindarle una experiencia laboral relevante. 

Incluso podría encontrar oportunidades de voluntariado que permitan a los profesionales asumir más responsabilidades supervisadas y recibir capacitación en el trabajo. 

Considere obtener un trabajo en administración como estudiante mientras termina su diploma o título.

3. Obtener credenciales técnicas

Dependiendo de su educación y experiencia laboral, es posible que desee considerar obtener certificaciones técnicas en redacción comercial, administración de oficinas o aplicaciones de software para ayudarlo a prepararse para las responsabilidades diarias de un asistente administrativo.

4. Crea un currículum

En un currículum, puede incluir su nivel más alto de educación, certificaciones técnicas u otras certificaciones relevantes e historial laboral. 

El nombre de la empresa u organización, las fechas en las que trabajó allí y un resumen de sus responsabilidades, contribuciones y logros deben incluirse en la sección de experiencia laboral. 

Un currículum efectivo puede ayudarlo a obtener el puesto de asistente administrativo que desea.

5. Aplicar para ayudar a empresas y organizaciones

Examine el mercado laboral actual después de obtener educación, certificaciones y experiencia. 

Elija los puestos para los que está calificado según los años de experiencia requeridos, así como el nivel y tipo de educación. 

Este paso asegurará que tu búsqueda de trabajo esté optimizada y que los empleadores te contacten para una entrevista.

Las mejores plantillas de descripción de puesto de asistente administrativo 

A continuación hay buenas plantillas de descripción de trabajo de asistente administrativo:

Plantilla de descripción de puesto de asistente administrativo 1

Estamos buscando un maestro multitarea con Fuertes habilidades de comunicación y una actitud positiva. 

Los candidatos deben ser capaces de ayudar a la gerencia y a todos los visitantes de la empresa mediante el manejo de tareas de oficina, brindando asistencia cortés y profesional por teléfono, correo postal y correo electrónico, haciendo reservas o arreglos de viaje, y siendo una presencia útil y positiva en el lugar de trabajo.

Los candidatos para puestos de asistente administrativo deben ser profesionales, educados y atentos, además de precisos. 

Siempre deben estar preparados y receptivos, listos para enfrentar cualquier desafío de frente. 

Los asistentes administrativos deben estar familiarizados con las computadoras y las tareas generales de oficina, así como ser hábiles en la comunicación verbal y escrita. 

Sobre todo, los asistentes administrativos deben tener un deseo genuino de ayudar a los demás.

Descripción del puesto de asistente administrativo:

  • Archivar, generar informes y presentaciones, organizar reuniones y reordenar suministros son ejemplos de tareas de oficina.
  • Reserva de citas y resolución de conflictos en tiempo real para proporcionar soporte de programación en tiempo real.
  • Hacer arreglos de viaje, como reservar vuelos y alquilar automóviles, así como hacer reservas de hoteles y restaurantes.
  • Las llamadas se filtran y se enrutan a la parte correspondiente.
  • Las computadoras se utilizan para generar informes, transcribir actas de reuniones, crear presentaciones y realizar investigaciones.
  • Dar la bienvenida y ayudar a los visitantes.
  • Mantener una comunicación profesional y cortés por teléfono, correo electrónico y correo postal.
  • Anticiparse a las necesidades de los demás para garantizar una experiencia fluida y positiva.

Calificaciones del asistente administrativo:

  • Un título de asociado en un campo relacionado.
  • Experiencia administrativa previa.
  • Excelentes habilidades informáticas, especialmente en mecanografía.
  • Ponga atención a los detalles.
  • El multilingüismo puede ser deseable
  • Deseo de ser proactivo para proporcionar una experiencia positiva a los demás.
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Plantilla de descripción de puesto de asistente administrativo 2 

Resumen de la posición

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Estamos buscando un asistente administrativo para unirse a nuestro equipo ya estelar. Si eres dedicado y trabajador, XYZ Inc. es un gran lugar para avanzar. Se alegrará de haber solicitado un puesto en XYZ Inc.

Responsabilidades del puesto de asistente administrativo

  • Salude y dirija a los visitantes, responda a las consultas y cree un ambiente acogedor.
  • Mantener y organizar archivos y bases de datos de forma segura.
  • Administre todas las formas de comunicación, incluidos los correos electrónicos y las llamadas telefónicas.
  • Las llamadas telefónicas se filtran, las llamadas se redirigen y los mensajes se toman.
  • Según sea necesario, haga citas, reuniones y reservas.
  • Recibir entregas; clasificar y distribuir el correo entrante Hacer un seguimiento y pedir suministros de oficina
  • Reciba facturas y vuelva a verificar su exactitud.
  • Coordinación de los arreglos de viaje del personal, incluido el transporte y el alojamiento.

Calificaciones del asistente administrativo

  • Requiere un diploma de escuela secundaria o un título de educación general (GED). Se prefiere un título de asociado en administración de empresas.
  • 2-3 años de experiencia en trabajo de oficina, secretaría u oficina
  • Dominio de la computadora, incluido Microsoft Office
  • Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
  • Capaz de hacer frente a demandas que cambian con frecuencia
  • excepcional atención a los detalles
  • Experiencia con la entrada de datos.
  • Se requiere conocimiento práctico de equipos de oficina en general.

Plantilla de descripción del puesto de asistente administrativo 2

El Hospital Público del Condado de Arlington está ubicado en Arlington, Texas.

Febrero a abril

Principales calificaciones y responsabilidades

Con una atención al detalle inigualable, realicé una variedad de tareas de secretaria.

Debido a mis excelentes habilidades de servicio al cliente, pude actuar como enlace entre el personal de la oficina y los clientes.

Para actualizar y mantener una variedad de documentos médicos y registros administrativos, utilicé un complejo programa de hoja de cálculo.

Para la elaboración de los informes recabé información y datos de un staff de más de 30 personas.

Logros significativos

  • Supervisé el presupuesto de la oficina de $120,000 para asegurar que los gastos se mantuvieran dentro del presupuesto.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el papel de un Asistente Administrativo?

Los asistentes administrativos están a cargo de una variedad de tareas administrativas que aseguran que el personal pueda comunicarse y trabajar de manera efectiva. Sus responsabilidades incluyen contestar teléfonos, saludar a los visitantes, distribuir el correo y preparar las comunicaciones.

¿Cuáles son las responsabilidades y deberes de un Asistente Administrativo?

Los asistentes administrativos ayudan con las operaciones diarias de una oficina haciendo cosas como archivar documentos, contestar teléfonos, preparar documentos para reuniones y administrar los calendarios de sus supervisores.

¿Qué características distinguen a un buen Auxiliar Administrativo?

Al responder llamadas entrantes, los asistentes administrativos exitosos son comunicadores efectivos que hablan claramente y son agradables y acogedores. Cuando hablan por teléfono o hablan uno a uno con otros miembros del personal o clientes, usan la gramática adecuada y tranquilizan a las personas.

¿Con quién colabora el Auxiliar Administrativo?

A menos que estén asignados directamente a un director ejecutivo u otro ejecutivo, los asistentes administrativos generalmente reportan a un director general. En las empresas más pequeñas, la mayoría de los asistentes administrativos brindan apoyo a toda la oficina y colaboran con varios gerentes y personal de departamento.

Referencia

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