40+ de viktigste e -postreglene i 2021 | Full guide

I både personlige og profesjonelle omgivelser har e -post blitt en av de vanligste kommunikasjonsmetodene.

Faktisk skriver de fleste mennesker minst én e -post per dag, og mange skriver mange e -poster daglig.

Selv om det kan virke greit å sende en e -post og utvilsomt er et raskt og effektivt kommunikasjonsmiddel, er det noen få retningslinjer du må følge når du sender en e -post i en profesjonell stilling.

De 40 beste e -postreglene du bør vurdere når du utarbeider og sender profesjonelle e -poster, diskuteres i denne artikkelen.

Hva er e -etikettregler?

Når det gjelder utkast, svar på og sending av e -post, angår e -etikette hvordan man skal oppføre seg. Avhengig av hvilken type e -post som sendes, kan e -postetiketten variere.

Når du for eksempel sender e -post til venner og familie, er det sannsynlig at e -postetiketten som forventes av deg, er forskjellig fra etiketten som forventes av deg på jobb.

Når du skriver eller svarer på e -post under forskjellige omstendigheter, vil det å kjenne grunnleggende e -etikette hjelpe deg til å virke profesjonell og trygg.

40 viktige regler for e -post

Når du skriver eller svarer på e -post i profesjonell kapasitet, bør du følge følgende 40 e -postregler:

  • Det bør være av profesjonell art
  • Benytt deg av en profesjonell tone
  • Bruk en emnelinje som er presis og kortfattet
  • Unngå å lage grammatiske eller stavefeil
  • Sørg for at mottakerens navn er stavet riktig
  • Bruk en skrift og skriftstørrelse som er lett å lese
  • Unngå Emojis og andre animasjoner
  • Fest bare relevante vedlegg
  • Svar så raskt som mulig på profesjonelle e -poster
  • Dobbeltsjekk at du sender e-posten din til riktig person
  • Før du trykker på "send", må du sjekke e-posten din
  • Start alltid med et skikkelig hei
  • Unngå å bruke sarkasme eller daglig tale
  • Tenk på hvorfor du sender e -posten
  • Tenk på det før du smiler
  • Ikke bruk svar alle eller CC alle knappene
  • Svar i tide
  • Vurder hvor e -posten din kan ende opp
  • I e -post, ikke vandre uten mål
  • Organiser e -postinnboksen din
  • Svar på e -post så snart som mulig
  • Forespørsler om leveranser og kvitteringer
  • Send mindre filer som er komprimert
  • Svar innen 24 timer
  • Få e -postsignaturen din til å skille seg ut
  • Unngå utropstegn
  • Bruk auto-responderen bare når det er absolutt nødvendig
  • Bruk hilsener som virker profesjonelle
  • Ikke vær ekkel med oppfølgingene dine
  • Vær forsiktig med det du sender ut
  • Bruk riktig tegnsetting i e -posten din
  • Svar på alle e -poster
  • Ikke send en ansikt til ansikt-melding via e-post
  • Unngå å lage vitser
  • Ikke ta et skudd fra munnviken
  • Hold privat informasjon privat
  • Vurder ordene du bruker på nytt
  • For siste minutt-kommunikasjon, unngå å bruke e-post
  • Når bør du bruke BCC
  • Bruk store bokstaver sparsomt

1. Det bør være av profesjonell art

God e -postetikett krever bruk av en profesjonell e -postadresse. Hvis du svarer på en e -post fra noen i firmaet ditt, bør du alltid bruke e -postadressen som ble gitt til deg.

Hvis du svarer på profesjonelle e -poster utenfor jobben, kan du bruke en profesjonell e -postmal som inneholder navnet ditt, slik at mottakerne vet hvem som leverer meldingen.

2. Benytt deg av en profesjonell tone

Et annet viktig aspekt ved riktig e -etikette er å opprettholde en profesjonell tone i arbeidskorrespondansen.

Når du kommuniserer i en forretningsrelatert sammenheng, selv om du kjenner personen godt, bør du prøve å være så profesjonell som mulig.

3. Bruk en emnelinje som er presis og kortfattet

Sørg for at emnelinjen din er enkel og lett å forstå når du skriver en profesjonell e -post.

Dette kan hjelpe til raskt å formidle til mottakeren hva e -posten din handler om, samt sikre at e -posten din faktisk blir åpnet.

Mottakeren kan slette eller overse e -posten din hvis emnelinjen er tvetydig eller altfor uformell.

4. Unngå å lage grammatiske eller stavefeil

Gjør alt du kan for å sikre at e -posten din er fri for grammatiske og staveproblemer.

Dette viser for mottakeren at du verdsetter korrespondansen din og ikke er en slapp når det gjelder e -post.

I SLEKT:  Avslutt intervju tips: 5 spørsmål du må svare før du avslutter jobben

5. Kontroller at mottakerens navn er stavet riktig

Det er viktig å kontrollere at du har stavet mottakerens navn riktig for riktig e -post etikette.

En enkelt skrivefeil kan få skrivet ditt til å virke slurvet og støtende. Dobbeltsjekk om nødvendig at mottakerens fornavn og etternavn er stavet riktig før du trykker på "send" -knappen.

6. Bruk en skrift og skriftstørrelse som er lett å lese

Bruk en enkel, lettlest skrifttype, for eksempel Calibri, Times New Roman eller Arial, med en skriftstørrelse på 10 eller 12.

De fleste lesere vil kunne lese og skanne e -posten din takket være blandingen av størrelse og skrift.

7. Unngå Emojis og andre animasjoner

Emojis og andre animasjoner, som smilefjes, bør ikke brukes i forretningskommunikasjon.

Dette kan virke ekstremt uformelt, noe som kan gi mottakeren et ugunstig inntrykk.

8. Fest bare relevante vedlegg

Sørg for at alle vedlegg du inkluderer i e -posten din, er påkrevd for meldingen du sender.

For eksempel, i stedet for å sende et vedlegg, kan et papir med bare en eller to setninger plasseres i e -postteksten.

Sørg også for å nevne vedlegget i e -posten din slik at mottakeren ikke går glipp av det.

9. Dobbeltsjekk at du sender e-posten din til riktig person

En vanlig kontorfeil er å sende en e -post til feil mottaker. Dette gjelder spesielt hvis et selskap sysselsetter flere personer med samme navn.

Det er altfor enkelt å klikke på en lagret e -postadresse bare for å oppdage etter at meldingen er sendt at den ble sendt til feil person.

Før du trykker på "send", må du sjekke at du har riktig mottakers e-postadresse.

10. Svar så raskt som mulig på profesjonelle e -poster

Selv om det er usannsynlig at du reagerer på hver e -post du mottar med en gang, er det en utmerket e -etikette å gjøre det så snart som mulig.

Dette gjelder spesielt for e -post fra kunder eller annen viktig korrespondanse.

Prioriter e -postene dine når de kommer, slik at du kan finne ut hvilke som krever raskest svar.

11. Før du trykker på "send", må du sjekke e-posten din

Før du sender en profesjonell e -post, må du kontrollere at den er korrekt og ha all viktig informasjon ved å lese den minst én gang.

Korrekturlesing av e-postene dine hjelper deg med å unngå stave- og grammatikkfeil, samt nødvendigheten av å sende en oppfølgende e-post fordi den opprinnelige e-posten manglet informasjon.

12. Start alltid med et skikkelig hei

Hilsener er et omstridt tema. Mange tror at en formell hilsen alltid bør brukes.

Dette er avhengig av at personen mottar gaven. Hvis du skriver til en nær venn eller et medlem av teamet ditt, vil et enkelt “Hei” nok være tilstrekkelig.

Det er greit å skrive uten en hilsen hvis du skriver i en e -postkjede når konteksten allerede er etablert i en tidligere e -post eller til og med over telefon.

Inkluder alltid en formell hilsen og en introduksjon når du skriver til noen du ikke kjenner godt

13. Unngå å bruke sarkasme eller daglig tale

Vær oppmerksom på at dine kolleger i utenlandske kontorer kan misfortolke morsomme ordtak eller hverdagssamtaler. I verste fall kan du støte dem; i beste fall kan du få dem til å føle seg forvirret eller ekskludert.

14. Tenk på hvorfor du sender e -posten

Angi alltid om og når det er nødvendig med en handling i e -posten din. E-poster med åpne svar kan være forvirrende.

Det er fordelaktig med en handling eller til og med å informere mottakeren om at det ikke er nødvendig med ytterligere handling.

Før du sender inn noe, kan du forestille deg hva du vil oppnå og endre ordene dine deretter.

15. Tenk på det før du smiler

Emojis har infiltrert våre daglige liv. Fordi det er umulig å observere ansiktsuttrykk når de kommuniserer via e -post eller tekst, bruker folk smilefjes for å myke opp e -postene sine. Ifølge en studie fra 2017 kan dette imidlertid få avsenderen til å se feil ut.

Det avhenger av selskapets og bransjens normer, men vær oppmerksom på når og til hvem du sender emojis. Det er akseptabelt hvis du sender dem til folk du kjenner godt og som er sikre på at de vil forstå dem. Hvis ikke, tenk på om de virkelig er nødvendige.

16. Ikke bruk svar alle eller CC alle knappene

Har du dobbeltsjekket at du bare kommuniserer med folk som trenger å vite det?

Hvis du blir kopiert til hver e -post eller ser hvert svar i en kjede som ikke er relatert til mottakeren din, kan det være upraktisk.

17. Svar i tide

Selv om det bare er å bekrefte en e -post og si at du kommer tilbake til dem med et passende svar innen en bestemt tidsramme, må du alltid svare innen 24 timer. Folk forakter å bli ignorert!

18. Vurder hvor e -posten din kan ende opp

I en arbeids -e -post må du aldri bruke uanstendig språk. E -posten din vil faktisk bli på serveren lenge etter at du har slettet den.

Selv om problemet er rettet, vil e -posten din fortsatt eksistere, og du vil ikke fornærme noen eller komme i problemer på grunn av noe du skrev raskt.

19. I e -post, ikke vandre uten mål.

Når du skriver en profesjonell forretnings -e -post, er tommelfingerregelen å holde seg til ett emne i hver e -post.

Ta telefonen hvis en e -postutveksling allerede har vart mer enn to e -poster på begge sider. Det er ikke bare mer profesjonelt og praktisk, men det sparer også tid.

20. Organiser e -postinnboksen din.

Ikke bare forlate meldingstråder. Gjør det til en praksis å organisere e -postene dine i kategorier, slik at du ikke får problemer med å finne en bestemt melding hvis behovet oppstår i fremtiden.

21. Svar på e -post så snart som mulig

En e -post bør behandles som om det var en telefonsamtale og besvart i rimelig tid

22. Forespørsler om leveranser og kvitteringer

Fordi det ikke er mange som liker dem, er det best å unngå dem.

23. Send mindre filer som er komprimert

Sende komprimerte filer i stedet for store vedlegg er å foretrekke. Dette gjør det lettere for mottakeren å laste ned filen og reduserer sjansen for at den går tapt i posten.

24. Bruk store bokstaver sparsomt

Bruk setningssaker som du ville gjort i enhver formell kommunikasjon, og unngå å bruke fulle bokstaver, som kan oppstå som å rope din intensjon.

25. Svar innen 24 timer

Det er standard høflighet å svare på en e -post innen 24 timer. Hvis du feilaktig har overskredet denne fristen, beklager og forklar situasjonen pent.

26. Få e -postsignaturen din til å skille seg ut

Når det gjelder e -postsignaturer, er mindre vanligvis mer. Bare navnet ditt, stillingsbetegnelsen, selskapets nettsted og telefonnummeret du kan nås på bør inkluderes i signaturen din.

27. Unngå utropstegn

Utropstegn bør aldri brukes i en e -post, uansett hvor begeistret du er.

28. Bruk auto-responderen bare når det er absolutt nødvendig

Auto-responders for ferier er fine. Bare husk å slå dem av manuelt eller la dem slå seg av "automatisk" når du kommer tilbake til kontoret.

29. Bruk hilsener som virker profesjonelle

Ikke start forretnings -e -post med hyggelig informasjon som "hei" eller "yo" med mindre du kjenner mottakeren godt, og dette er en stil dere begge er vant til. Et enkelt “hei” eller “hei” er vanligvis tilstrekkelig. I formell forretningskorrespondanse bruker du hilsenen "kjære".

30. Ikke vær ubehagelig med oppfølgingene dine

Å sende en rekke oppfølgende e-poster er ikke en god idé. Hvis en kontakt ikke svarer, og du virkelig trenger å høre fra dem, kan du ringe dem hvis det er mulig. I alle andre tilfeller antar du at mottakeren ikke er interessert hvis din nøye formulerte oppfølging ikke fremkaller svar etter en eller to forsøk.

31. Vær forsiktig med det du sender ut

Det er tider når det er akseptabelt å videresende en e -post - for eksempel hvis avsenderen ved et uhell sendte meldingen til feil person eller du må legge til noen i samtalen.

I SLEKT:  Kommunikasjonsstiler på arbeidsplassen: Hvilken er best?

Imidlertid må du ikke videresende e -post som er sensitiv eller konfidensiell. Hvis du er i tvil om avsenderen vil at diskusjonen skal deles, bør du be om tillatelse før du gjør det.

32. Bruk riktig skilletegn i e -postene dine

Tegnsetting er subtil når det brukes riktig, men det er klart når det ikke er det. Ikke få mottakerne til å krype ved å huske og strengt følge disse prinsippene.

33. Svar på alle e -poster

Selv om e -posten ikke var ment for deg, kan du svare på den.

Det er vanskelig å svare på hver e -postmelding du noen gang har mottatt, men du bør gjøre en innsats. Dette inkluderer situasjoner der en e -post ble sendt til deg ved en feiltakelse, spesielt hvis avsenderen venter på svar.

Et svar er ikke nødvendig, men det er god e -postetikett, spesielt hvis du jobber i samme firma eller bransje som denne personen.

34. Ikke send en ansikt til ansikt-melding via e-post

Å sende en e -post for en diskusjon som ville vært bedre gjort personlig, er ikke en god idé.

E -post er ikke den beste måten å håndtere sensitive meldinger på. Hvis du og mottakeren er uenige, er det å foretrekke å snakke om det ansikt til ansikt i stedet for å utveksle ubehagelige e -poster.

35. Unngå å lage vitser.

Humor fungerer ikke bra i en e -post. Uten den tilhørende verbale tonen og ansiktsuttrykk, vil det du synes er morsomt sannsynligvis bli feil lest eller feiltolket som sarkasme av den andre parten. Hvis du er i tvil, unngå å bruke komedie i profesjonelle diskusjoner.

36. Ikke ta et skudd fra munnviken.

Skriv aldri en sint e -post eller svar raskt og flippende. Ta deg tid til å tenke deg om før du sender meldingen.

Legg meldingen din i "utkast" -mappen hvis du er rasende, og undersøk den senere når du er roligere og har mer tid til å skrive et passende svar.

37. Hold privat informasjon privat.

Selv feilaktig deling av e -post er altfor lett. Hvis du trenger å diskutere sensitiv eller personlig informasjon, gjør det personlig eller over telefon.

Før du sender sensitiv informasjon i brødteksten i en e -post eller som vedlegg, må du først få tillatelse.

38. Vurder ordene du bruker på nytt

Bruk ord som alle forstår. For lange setninger bør unngås. Slang bør unngås, og teknisk terminologi bør holdes på et minimum.

Bruk skreddersydd og tilpasset informasjon som gir verdi til avsenderen din i stedet for e -postmaler. Sørg også for at kommunikasjon sendes til de relevante personene på riktig tidspunkt.

Bruk alltid aktive verb og unngå adverb som "veldig, virkelig" og lignende setninger. De gir meldingen din et tåkete utseende.

39. For siste minutt-kommunikasjon, unngå å bruke e-post

Du bør aldri bruke e -post til å kansellere avtaler, lunsjer eller intervjuer i siste øyeblikk. Det er heller ikke en god idé å bruke den til å levere ubehagelige nyheter.

I slike tilfeller er det beste alternativet å ringe. Men hvis du trenger å gi informasjon til en stor gruppe enkeltpersoner, er e-post en overlegen løsning.

40. Når skal du bruke BCC

Begrepet "blind carbon copy" forkortes som "BCC." Mottakers e -postadresser i dette feltet er ikke synlige for hverandre.

Denne e -postetiketten bør bare brukes når du sender en e -post til en gruppe mennesker som ikke er kjent med hverandre. Bruk av BCC når du introduserer noen vil forvirre alle.

Referanse

Anbefalinger

Legg igjen en kommentar
Kan hende du også liker