Șablon de descriere a postului de asistent administrativ pentru 2022

Înțelegerea fișei postului pentru orice loc de muncă pentru care sunteți angajat vă poate ajuta foarte mult nivelul de productivitate.

Acest articol conține o listă cu cele mai bune șabloane de descriere a postului de asistent administrativ pentru 2022 de la diferite companii.

Acum, asta este ceea ce trebuie să faci...

Parcurgeți șabloanele cu atenție, fără să le treceți peste cap pentru a obține rolurile cheie și abilitățile administrative necesare dvs.

Deși șabloanele de descriere a postului de asistent administrativ arată similar, există mici diferențe care, dacă sunt menționate, pot ajuta la funcționarea excepțională de asistent administrativ în orice organizație.

Cine este Asistent Administrativ?

Un asistent administrativ sau un specialist în suport administrativ este o persoană care se ocupă de furnizarea diferitelor tipuri de asistență administrativă.

Asistenții administrativi sunt responsabili de conducerea și coordonarea operațiunilor administrative de zi cu zi ale unei organizații. 

Acest rol critic ajută conducerea și/sau echipa de birou, răspunzând la comunicațiile primite, distribuirea corespondenței prin corespondență, îndeplinirea sarcinilor administrative generale, cum ar fi arhivarea, tipărirea sau fotocopiarea, introducerea datelor și alte sarcini ad-hoc.

Care sunt mai exact responsabilitățile unui asistent administrativ?

În aproape fiecare industrie, asistenți administrativi îndeplini sarcina de birous. Unii asistenți administrativi, precum cei care lucrează în domeniul juridic, poate mai specializați decât alții. 

Majoritatea responsabilităților asistentului administrativ se bazează pe gestionarea și diseminarea informațiilor în cadrul unui birou. 

Răspunsul la telefoane, luarea de notificări și întreținerea fișierelor sunt toate exemple de ceea ce implică acest lucru. Asistenții administrativi pot fi responsabili pentru trimiterea și primirea corespondenței, precum și pentru salutarea clienților și clienților.

Contabilitate

Unele birouri pot delega asistenților administrativi sarcina de monitorizare și înregistrare a cheltuielilor. 

Sarcinile ar putea include totul, de la crearea de foi de calcul până la raportarea cheltuielilor către un manager de birou. 

Ca rezultat, este de așteptat ca unii asistenți administrativi să fie familiarizați cu software-ul de contabilitate de birou, cum ar fi Microsoft Excel.

Programare și planificare

Asistenții administrativi pot fi, de asemenea, responsabili de planificarea evenimentelor, cum ar fi reuniunile consiliului de administrație și prânzurile. 

Acest lucru poate necesita cercetarea prețurilor furnizorilor sau contactarea participanților pentru a se întreba despre disponibilitatea acestora. 

Alte responsabilități pot include programarea întâlnirilor și pregătirea materialelor de prezentare.

Documentație

Asistenții de administrare pot, de asemenea, să asiste membrii biroului cu documentele. Asistenților li se poate cere să tasteze, să editeze și să corecteze documente, pe lângă stocarea, organizarea și gestionarea fișierelor. 

Unii asistenți pot fi obligați să preia dictarea sau să înregistreze procesele-verbale de întâlnire.

Ce cerințe educaționale am pentru a deveni asistent administrativ?

Pe lângă certificările de competențe, asistenții administrativi la nivel de intrare ar trebui să aibă o diplomă de liceu sau un certificat de dezvoltare a educației generale (GED). 

Unele locuri de muncă necesită cel puțin o diplomă de asociat, iar unele companii pot necesita chiar și o diplomă de licență.

Mulți angajatori vor lua în considerare candidații cu diplome în orice domeniu, inclusiv afaceri, comunicare și arte liberale. 

Anumiți angajatori și industrii, pe de altă parte, pot prefera educația universitară în discipline specifice care pregătesc mai bine asistenții administrativi pentru cerințe specializate, cum ar fi lucrul cu probleme financiare și agenții guvernamentale.

Cei fără diplomă pot, de asemenea, să urmeze cursuri tehnice care îi vor învăța abilitățile necesare pentru posturile de asistent administrativ, cum ar fi scrierea de afaceri, documentarea, arhivarea și organizarea, prelucrarea datelor și evidența contabilă.

Unele posturi pot accepta experiență comparabilă în locul educației formale.

Ce calificări educaționale ar trebui să aibă un asistent administrativ?

Posturile de asistent administrativ nu necesită, de obicei, calificări sau diplome oficiale. 

Există, totuși, cursuri și certificate disponibile candidaților care sunt relevante pentru acest rol. Acestea sunt câteva exemple:

  • Certificat de administrare a afacerilor
  • Diploma de Administrare a Afacerilor
  • Licență în Administrarea Afacerilor

În plus, solicitarea de cunoștințe despre programe specifice în fișa postului de asistent administrativ va ajuta la atragerea de talente de top.

Care sunt abilitățile de care am nevoie?

O varietate de greu și sunt necesare abilități soft să lucreze ca asistent administrativ. Printre abilități se numără:

1. Organizare

Această abilitate presupune dezvoltarea unor metode simple pentru a face față sarcinilor complexe și a stabili ordinea la locul de muncă. 

Asistenții administrativi își folosesc abilitățile de organizare pentru a înregistra cu acuratețe documentele, pentru a filtra comunicațiile de intrare și de ieșire și pentru a stabili procese pentru îndeplinirea responsabilităților zilnice.

De asemenea, asistenții administrativi trebuie organizați pentru a ține evidența activităților, programelor și proiectelor profesioniștilor pe care îi sprijină.

Vrei să știi mai multe despre abilitățile hard și soft? verifică Hard Skills Vs Soft Skills: Diferențe și asemănări.

2. Administrarea timpului

Această abilitate implică planificarea unui program zilnic și prioritizarea anumitor responsabilități pe baza importanței, duratei timpului de finalizare și a termenelor limită. 

Asistenții administrativi își planifică zilele, săptămânile, lunile și trimestrele pentru a îndeplini sarcinile în ordine și la timp. 

De asemenea, folosesc această abilitate atunci când gestionează calendare pentru a programa cel mai bine întâlniri, călătorii și alte întâlniri în fiecare zi pentru fiecare program individual pe care îl gestionează.

3. Comunicarea în scris

Această abilitate crucială presupune descifrarea mesajelor scrise și scrierea răspunsurilor adecvate. 

Comunicare scrisă este folosit de acești profesioniști pentru a coordona evenimente și întâlniri, pentru a delega responsabilități și pentru a face cereri. 

Atunci când se creează mesaje, rapoarte și alte documente importante, comunicarea scrisă include, de asemenea, sintetizarea informațiilor și utilizarea scrisului de afaceri și a etichetei profesionale. 

Comunicarea scrisă eficientă necesită abilități excelente de gramatică și de corectare.

4. Comunicarea prin vorbire

Pentru a vorbi și a împărtăși mesaje clare, această abilitate generală necesită profesionalism și etichetă adecvată la locul de muncă. 

De asemenea, presupune o ascultare activă pentru a înțelege mesajul unui vorbitor pentru a răspunde sau a acționa corect și adecvat. 

Când vorbesc la telefon sau în persoană, asistenții administrativi folosesc comunicarea verbală. 

Evaluează interacțiunile și răspunde în mod corespunzător utilizând indicii precum limbajul corpului și tonul.

5. Adaptabilitate

Această trăsătură le permite asistenților administrativi să servească o gamă largă de personalități, gestionând în același timp preferințele altora. 

Persoanele care sunt foarte adaptabile pot anticipa nevoile numeroșilor profesioniști pe care îi sprijină și pot schimba rapid sarcinile atunci când prioritățile se schimbă.

Alte abilități pot include:

  • Cunoștințe MS Office, cu o bună înțelegere a Excel și PowerPoint
  • Cunoștințe Google Docs
  • Înțelegerea software-ului de management al proiectelor și al sarcinilor, cum ar fi Basecamp, Trello și Smartsheet
  • Abilități interpersonale
  • Abilități de rezolvare a problemelor
  • Punctualitatea este esențială.
  • Abilități de gândire critică
  • Abilități de lucru în echipă și colaborare
  • Etica muncii
  • Abilitati de management de proiect

Ce face un asistent administrativ?

Asistenții administrativi își pot câștiga un trai decent, mai ales pe măsură ce avansează în carieră. 

În timp ce salariul de pornire al unui nou asistent administrativ la nivel de secretar poate fi de până la 7.25 USD pe oră, un asistent administrativ din Statele Unite câștigă în medie 15.42 USD pe oră. 

Asistenții administrativi executivi cu educație extinsă și experiență pot câștiga până la 30.25 USD pe oră în partea de sus a scalei de salarizare.

LEGATE DE:  15 cele mai bune cursuri gratuite de comunicare interpersonală online în 2021

Cum să obțineți un loc de muncă ca asistent administrativ

Următorii sunt cei mai obișnuiți pași pentru a deveni asistent administrativ calificat:

1. Continuați-vă educația

Obțineți cel mai comun nivel de educație pentru asistenții administrativi din industria sau locația dvs. Dacă domeniul dorit îl preferă, puteți urma, de asemenea, discipline specifice.

2. Acumulați experiență de lucru relevantă

Posturile administrative temporare sau cu fracțiune de normă vă pot oferi experiență de lucru relevantă. 

S-ar putea chiar să găsiți oportunități de voluntariat care să permită profesioniștilor să-și asume mai multe responsabilități supravegheate și să primească formare la locul de muncă. 

Luați în considerare obținerea unui loc de muncă în administrație ca student în timp ce vă terminați diploma sau diploma.

3. Obțineți acreditări tehnice

În funcție de educația și experiența dvs. de muncă, poate doriți să luați în considerare obținerea de certificări tehnice în scrierea de afaceri, managementul biroului sau aplicațiile software pentru a vă ajuta să vă pregătiți pentru responsabilitățile de zi cu zi ale unui asistent administrativ.

4. Creați un CV

Într-un CV, puteți include cel mai înalt nivel de educație, certificări tehnice sau alte certificări relevante și istoricul de muncă. 

Numele companiei sau organizației, datele la care ați lucrat acolo și un rezumat al responsabilităților, contribuțiilor și realizărilor dvs. ar trebui să fie incluse în secțiunea privind experiența dvs. de muncă. 

Un CV eficient vă poate ajuta să obțineți postul de asistent administrativ dorit.

5. Aplicați pentru a ajuta companiile și organizațiile

Examinați piața actuală a muncii după obținerea educației, certificărilor și experienței. 

Alegeți posturile pentru care sunteți calificat în funcție de anii de experiență necesari, precum și de nivelul și tipul de studii. 

Acest pas vă va asigura că căutarea dvs. de locuri de muncă este optimizată și că angajatorii vă vor contacta pentru un interviu.

Cele mai bune șabloane de descriere a postului de asistent administrativ 

Mai jos sunt șabloane bune pentru descrierea postului de asistent administrativ:

Șablon de descriere a postului de asistent administrativ 1

Cautam un maestru multitasker cu abilități puternice de comunicare și o atitudine pozitivă. 

Candidații trebuie să fie capabili să asiste conducerea și toți vizitatorii companiei prin gestionarea sarcinilor de birou, oferind asistență politicoasă și profesională prin telefon, poștă și e-mail, făcând rezervări sau aranjamente de călătorie și fiind o prezență utilă și pozitivă la locul de muncă.

Candidații pentru posturile de asistent administrativ trebuie să fie profesioniști, politicoși și atenți, precum și exacti. 

Ar trebui să fie întotdeauna pregătiți și receptivi, gata să facă față oricărei provocări direct. 

Asistenții administrativi trebuie să fie familiarizați cu computerele și sarcinile generale ale biroului, precum și să fie calificați atât în ​​comunicare verbală, cât și în scris. 

Mai presus de toate, asistenții administrativi ar trebui să aibă o dorință reală de a-i ajuta pe ceilalți.

Descrierea postului de asistent administrativ:

  • Depozitarea, generarea de rapoarte și prezentări, organizarea de întâlniri și recomandarea consumabilelor sunt toate exemple de sarcini de birou.
  • Rezervarea întâlnirilor și rezolvarea conflictelor în timp real pentru a oferi suport în timp real pentru programare.
  • Efectuarea aranjamentelor de călătorie, cum ar fi rezervarea de zboruri și închirierea de mașini, precum și efectuarea rezervărilor la hoteluri și restaurante.
  • Apelurile sunt analizate și direcționate către partea corespunzătoare.
  • Calculatoarele sunt folosite pentru a genera rapoarte, a transcrie procesele-verbale ale întâlnirilor, pentru a crea prezentări și pentru a efectua cercetări.
  • Bun venit și ajutați vizitatorii.
  • Mențineți o comunicare profesională și politicoasă prin telefon, e-mail și poștă.
  • Anticipați nevoile celorlalți pentru a asigura o experiență lină și pozitivă.

Calificări de asistent administrativ:

  • O diplomă de asociat într-un domeniu conex.
  • Experiență administrativă anterioară.
  • Cunoștințe excelente de calculator, în special la tastare.
  • Fii atent la detalii.
  • Multilingvismul poate fi de dorit
  • Dorința de a fi proactiv pentru a oferi celorlalți o experiență pozitivă.
LEGATE DE:  Explorări de carieră pentru elevii de liceu

Șablon de descriere a postului de asistent administrativ 2 

Prezentare generală a poziției

În zona cu trei state, XYZ Inc. este lider de piață în industria noastră. Angajații noștri ne-au acordat un rating de 3.8 pe Glassdoor. 

Căutăm un Asistent Administrativ care să se alăture echipei noastre deja remarcabile. Dacă ești dedicat și muncitor, XYZ Inc. este un loc minunat pentru a avansa. Veți fi bucuroși că ați aplicat pentru un post la XYZ Inc.

Responsabilitățile postului de asistent administrativ

  • Salutați și direcționați vizitatorii, răspundeți la întrebări și creați un mediu primitor
  • Mențineți și organizați fișierele și bazele de date într-o manieră sigură.
  • Gestionați toate formele de comunicare, inclusiv e-mailurile și apelurile telefonice.
  • Apelurile telefonice sunt verificate, apelurile sunt redirecționate și mesajele sunt preluate.
  • După cum este necesar, faceți programări, întâlniri și rezervări.
  • Primirea livrarilor; sortarea și distribuirea corespondenței primite Urmărirea și comandarea rechizitelor de birou
  • Primiți facturile și verificați exactitatea.
  • Coordonarea aranjamentelor de călătorie a personalului, inclusiv transportul și cazarea

Calificări de asistent administrativ

  • Necesită o diplomă de liceu sau o diplomă de educație generală (GED). Este de preferat o diplomă de asociat în administrarea afacerilor.
  • 2-3 ani de experiență în muncă de birou, de secretariat sau de birou
  • Cunoștințe de calculator, inclusiv Microsoft Office
  • Excelente abilități de comunicare verbală și scrisă
  • Capabil să facă față cererilor care se schimbă frecvent
  • O atenție deosebită pentru detalii
  • Experienta cu introducerea datelor
  • Sunt necesare cunoștințe de lucru despre echipamente generale de birou.

Șablon de descriere a postului de asistent administrativ 2

Spitalul Public Arlington County este situat în Arlington, Texas.

Februarie-aprilie

Principalele calificări și responsabilități

Cu o atenție de neegalat la detalii, am îndeplinit o varietate de sarcini de secretariat.

Datorită abilităților mele excelente de servicii pentru clienți, am putut acționa ca o legătură între personalul biroului și clienți.

Pentru a actualiza și menține o varietate de documente medicale și înregistrări administrative, am folosit un program complex de foi de calcul.

Pentru a întocmi rapoarte, am adunat informații și date de la un personal de peste 30 de persoane.

Realizări semnificative

  • A monitorizat bugetul biroului de 120,000 USD pentru a se asigura că cheltuielile au rămas în limitele bugetului.

Întrebări frecvente

Care este rolul unui asistent administrativ?

Asistenții administrativi sunt responsabili de o varietate de sarcini de birou care asigură personalului să comunice și să lucreze eficient. Responsabilitățile lor includ răspunsul la telefon, salutarea vizitatorilor, distribuirea corespondenței și pregătirea comunicării.

Care sunt responsabilitățile și îndatoririle unui asistent administrativ?

Asistenții administrativi ajută la operațiunile de zi cu zi ale unui birou făcând lucruri precum depunerea documentelor, răspunzând la telefoane, pregătirea documentelor pentru întâlniri și gestionând calendarele supraveghetorilor.

Ce caracteristici disting un bun asistent administrativ?

Când răspund la apelurile primite, asistenții administrativi de succes sunt comunicatori eficienți, care vorbesc clar și sunt amabili și primitori. Când stau la telefon sau vorbesc unul la unu cu alți membri ai personalului sau clienți, folosesc o gramatică adecvată și îi relaxează pe oameni.

Cu cine colaborează Asistentul Administrativ?

Cu excepția cazului în care sunt alocați direct unui CEO sau altui director executiv, asistenții administrativi raportează de obicei unui director general. În întreprinderile mai mici, majoritatea asistenților administrativi sprijină întregul birou și colaborează cu diverși manageri de departamente și personal.

Referinţă

Recomandări

Lasă un comentariu
Ați putea dori, de asemenea