ایک سکریٹری کیا کرتا ہے؟ کیریئر اور تنخواہ

اکیسویں کاروباری صدی کی ترتیب میں سب سے بڑا سوال ہمیشہ یہی رہا ہے کہ سیکرٹری کیا کرتا ہے؟ کیا سیکرٹری کے دفتر کی ہمیشہ ضرورت ہوتی ہے؟ کیا کوئی سیکرٹری کی حیثیت سے زندگی بھر کا کیریئر بنا سکتا ہے؟ کیا سکریٹری کی تنخواہ بڑھانے کے لیے کوئی چیز ہے...؟

آرام کریں، گہری سانس لیں، اور مسکرائیں کیونکہ ان تمام سوالات کے جوابات اس مضمون میں موجود ہیں۔

مزے کی بات یہ ہے کہ کوئی تنظیم اپنی کامیابی کی کہانی اور کارکردگی کا پیمانہ اپنے مقاصد کے حصول کے لیے سکریٹری کے دفتر کا ذکر کیے بغیر نہیں لکھ سکتی۔ یعنی آپ کو بتانا ہے کہ کسی بھی تنظیم کو ہموار چلانے میں سیکرٹری کا اہم کردار ہوتا ہے۔

مختصراً، ایک آفس سیکرٹری مختلف انتظامی اور کلریکل ڈیوٹی کے ذریعے دفتر کو ہموار طریقے سے چلاتا ہے۔ ان فرائض میں فائلیں رکھنا، منٹ لینا، دفتری نظام الاوقات کو سنبھالنا، میٹنگز اور وزٹ کو مربوط کرنا، فائلوں کو ترتیب دینا، فون کا جواب دینا اور بہت سے دوسرے ضروری کاموں کو انجام دینا شامل ہیں۔

سکریٹری کون ہے؟

A سیکرٹری وہ شخص ہے جس کا کام معاون انتظامیہ پر مشتمل ہوتا ہے ، بشمول ایگزیکٹوز ، متعدد پراجیکٹ مینجمنٹ ، مواصلات ، یا تنظیمی صلاحیتوں کا استعمال کرتے ہوئے۔

تاہم، اس کردار کو ایک ایگزیکٹو سیکرٹری کے کردار کے ساتھ الجھن میں نہیں ڈالنا چاہئے، جو ذاتی معاون سے مختلف ہے۔ بہت سے ممالک میں، ایک ایگزیکٹیو سیکرٹری انتظامی درجہ بندی میں ایک اعلیٰ عہدے پر ہوتا ہے۔ درحقیقت پاکستان میں وفاقی سیکرٹریز کو ملک کے بااثر ترین افراد کہا جاتا ہے۔

کسی تنظیم میں سکریٹری کیا کرتا ہے؟

سیکرٹری سنبھالتا ہے۔ استقبالیہ کا کام۔

دفتر میں استقبالیہ کے کام میں مہمانوں کا استقبال کرنا اور انہیں آرام دہ محسوس کرنا شامل ہے۔ عام طور پر، سیکرٹریٹ نئے ملازم اور مہمانوں کی توجہ حاصل کرنے میں واضح طور پر مدد کرتا ہے۔

اس میں وزٹرز کو ان لوگوں تک پہنچانا شامل ہے جو ہوم ڈائرکٹری میں تعینات نئی ایپلیکیشنز تک رسائی اور دیکھتے ہیں۔ تاہم، ایک سیکرٹری پروجیکٹ کمپنی میں شامل ہونے والے لوگوں کو دوستانہ اور پیشہ ورانہ خیرمقدم پیش کرکے کمپنی کی ساکھ اور امیج کو فروغ دیتا ہے۔

دلچسپ بات یہ ہے کہ ، آپ یہاں پہنچ سکتے ہیں کورٹ رپورٹر کیسے بنے اس بارے میں مکمل گائیڈ

سکریٹری استقبالیہ کام سنبھالتے ہیں

دفتر میں استقبالیہ کے کام میں مہمانوں کا استقبال کرنا اور انہیں آرام دہ محسوس کرنا شامل ہے۔ عام طور پر، سیکرٹریٹ نئے ملازم اور مہمانوں کی توجہ حاصل کرنے میں واضح طور پر مدد کرتا ہے۔ اس میں وزٹرز کو ان لوگوں تک پہنچانا شامل ہے جو ہوم ڈائرکٹری میں تعینات نئی ایپلیکیشنز تک رسائی اور دیکھتے ہیں۔ تاہم، ایک سیکرٹری پروجیکٹ کمپنی میں شامل ہونے والے لوگوں کو دوستانہ اور پیشہ ورانہ خیرمقدم پیش کرکے کمپنی کی ساکھ اور امیج کو فروغ دیتا ہے۔

کیلنڈر اور پلان میٹنگز کو برقرار رکھیں

آفس سیکرٹریز تقرریوں کا شیڈول بناتے ہیں اور ایونٹ کے کیلنڈرز کو اپ ڈیٹ کرتے ہیں۔ وہ ملاقاتوں کا بھی اہتمام کرتے ہیں اور کانفرنس روم کے نظام الاوقات کو مربوط کرتے ہیں۔ وہ پس منظر کے مواد کو جمع کرتے ہیں اور میٹنگوں سے پہلے میٹنگ کی جگہ ترتیب دیتے ہیں۔ وہ میٹنگوں میں شرکت کرتے ہیں اور میٹنگ کے نتائج کے منٹ یا خلاصے تیار کرتے ہیں۔

سیکرٹری فائلیں رکھتا اور ترتیب دیتا ہے۔

سیکرٹری کے اہم کرداروں میں سے ایک عملے اور صارفین کی فائلوں کو ترتیب دینا اور رکھنا ہے۔ وہ فائلوں کے علاوہ کمپنی میں دیگر چیزوں کا ریکارڈ رکھتے ہیں۔

فائلوں کو حروف تہجی کے مطابق رکھیں اور ایک کامیاب فائل آرگنائزیشن کے لیے کلیدی اسٹوریج اور بازیافت کی سہولت کے لیے ایک سسٹم استعمال کریں۔

خط و کتابت اور میمو کو سنبھال لیں

خط و کتابت، جس میں فون کالز اور ای میلز شامل ہیں جو تنظیم کے اندر اور باہر آتی ہیں، سیکرٹری کی طرف سے موصول اور تصدیق کی جاتی ہے۔ وہ ای میلز ایڈریس ڈیپارٹمنٹ یا آفس کو بھیجنے سے پہلے وصول کرتے ہیں۔

مزید برآں، گاہکوں، کاروباری ساتھیوں، کارکنوں، یا کمیونٹی کے اراکین سے کالیں وصول کریں، اور کالوں یا تبدیلیوں کا جواب دیں۔ اس کے علاوہ، مینیجر کی جانب سے، وہ کلائنٹس کو معلومات فراہم کرتے ہیں، میٹنگوں کا شیڈول بناتے ہیں، یا سوالات کی پیروی کرتے ہیں۔ مینیجر سے نوٹس لیں، ایک نوٹ یا خط تیار کریں، اور سیکرٹری کے پتے کا جائزہ لیں۔

دستاویزات کا انتظام

سیکرٹری داخلہ شپنگ یا تقسیم کے لئے دستاویزات کی کاپی کرتے ہیں۔ آپ مؤکلوں یا صارفین کو کمپنی کے دستاویزات بھی فیکس کرسکتے ہیں اور مناسب شخص کو بھیجے گئے فیکس وصول کرسکتے ہیں۔

کچھ دفاتر میں، سیکرٹری اسپریڈ شیٹس یا دستاویزات بناتا ہے اور انہیں ورڈ، ایکسل یا ای میل کا استعمال کرتے ہوئے ملازمین یا صارفین میں تقسیم کرتا ہے۔ مزید برآں، دستاویزات کی درستگی اور ای میلز کی تیاری بھی اس کے فرائض میں شامل ہے۔

اس لیے، دستاویزات بھیجے جانے سے پہلے آخری شخص کے طور پر، آفس سیکرٹری باہر جانے والے خط و کتابت کا گرامر، درستگی اور مکمل ہونے کا جائزہ لیتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ مناسب مواد منسلک ہے۔

وہ داخلی یا بیرونی تقسیم کے لئے میمو یا دیگر رپورٹس تیار کرتے ہیں۔ وہ سفر کی بکنگ بھی کرسکتے ہیں اور سفری اخراجات کی رپورٹیں بھی تیار کرسکتے ہیں۔

کیا آپ اسکول کے ماہر نفسیات بننا چاہتے ہیں؟ یہاں ایک ہے اسکول ماہر نفسیات کیسے بنے اس بارے میں مکمل گائیڈ

معمول کے کام انجام دیتے ہیں

اب ایک چھوٹے دفتر یا تنظیم میں، سیکرٹری کام چلا کر عملے اور بعض اوقات زائرین یا گاہکوں کی مدد کرتا ہے۔

اس کے علاوہ، سیکریٹری دیگر معمول کے علمی کام انجام دیتا ہے، جس میں شامل ہیں: تقرریوں کو منسوخ کرنا یا دوبارہ ترتیب دینا، دفتری سامان کا آرڈر دینا، میٹنگز کے دوران نوٹ لینا، اور مہمانوں کے لیے مشروبات لینا۔

سکریٹری کیریئر: یہ کیا لیتا ہے؟

ایک کیریئر کے طور پر سیکرٹریی کام کرنا، اگرچہ یہ زیادہ مطالبہ نہیں ہے، خاص طور پر ایک چھوٹے سے دفتری ترتیب میں، وہاں قابلیت اور تربیت کی ضرورت ہے یا ضرورت ہے۔ یہ قابلیت وہ ہیں جن کا زیادہ تر آجر عملے کی بھرتی یا ملازمت کرتے وقت دیکھتے ہیں جو سیکرٹری کے طور پر کام کر سکتے ہیں۔

تاہم، رسمی تعلیمی قابلیت کی ہمیشہ ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ کچھ آجر آپ کو GCSE/معیارات یا A لیول/اعلی سطح تک تعلیم یافتہ ہونے کا تقاضا کرتے ہیں۔ ایک چھوٹا دفتر ڈگری مانگ سکتا ہے، ایسی صورت میں انگریزی، کاروبار، IT، یا انفارمیشن سائنس میں ڈگری فائدہ مند ہو سکتی ہے۔

زیادہ تر آجروں کو درخواست دہندگان کو دفتری یا انتظامی کام کا تجربہ درکار ہوتا ہے۔ ریکروٹمنٹ ایجنسیوں کے ذریعے temping کے ذریعے متعلقہ تجربہ حاصل کیا جا سکتا ہے۔ یہ، بدلے میں، مستقل کام کی قیادت کر سکتا ہے.

کچھ تنظیمیں فی منٹ الفاظ کی ایک مخصوص تعداد ٹائپ کرنے یا آڈیو ٹائپنگ میں تجربہ رکھنے کی صلاحیت طلب کرتی ہیں۔ تاہم، اب شارٹ ہینڈ کو معیار کے طور پر نہیں مانگا جاتا ہے۔ سیکرٹریل تربیتی کورسز کی ایک رینج آن لائن یا مزید تعلیمی کالجوں کے ذریعے دستیاب ہے۔

تعلیمی ضروریات

آپ ہائی اسکول ڈپلوما اور معلوماتی مہارت کے ساتھ سیکریٹری کیریئر حاصل کرسکتے ہیں۔ کچھ کمپنیاں ، جیسے قانونی اور طبی شعبے ، سیکریٹریٹ کو ترجیح دیتے ہیں جو صنعت سے متعلق دواؤں کا استعمال کرتی ہے کیونکہ وہ اصطلاحات اور طریقوں سے واقف ہے۔ ایجیکشن سیکرٹریوں کے لئے لائسنس کی ضرورت ہوسکتی ہے۔

ضروری ہنریں کیا ہیں؟

سیکرٹری کی حیثیت سے آپ کو کچھ کلیدی صلاحیتوں کا حامل ہونا ضروری ہے۔

• ٹیم ورک اور ٹیم روح
• تنظیم اور وقت کے انتظام کی مہارت
• تفصیل پر توجہ
• اچھا مواصلات ، کسٹمر سروس
• تعلقات بنانے کی مہارت
• مذاکرات کی مہارت
• جارحانہ پن
• لچک
• دباؤ کے تحت کام کرنے کی صلاحیت
• حکمت عملی ، صوابدید ، اور سفارت کاری
• فعال ہونے اور اپنے اقدام کو استعمال کرنے کی صلاحیت: یہ دیکھنے کے ل. کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے اور اس کو کرنے کی کیا ضرورت ہے
• اور معیاری سافٹ ویئر پیکجز (مثلاً مائیکروسافٹ آفس) استعمال کرنے اور ضرورت پڑنے پر بیسپوک پیکجز سیکھنے کی صلاحیت بھی۔

کیا اعلی درجے کی مہارتوں کی ضرورت ہے؟

جی ہاں، عزیز، کچھ تنظیمیں ایسی جدید مہارتیں تلاش کرتی ہیں، اور اگر آپ کے پاس ہیں، تو آپ کو ملازمت کرنے کا زیادہ موقع ملتا ہے۔ ان مہارتوں میں شامل ہیں:

• ICD-9 اور CPT کوڈنگ کا علم
• طبی یا قانونی اصطلاحات کا علم
• ٹیپ ٹرانسکرپٹ اور شارٹ ہینڈ لینے کی صلاحیت سے عبور ہے
• فائل سائٹ سے واقفیت ، ایک دستاویز کا نظم و نسق کا نظام

مجھے کسی کام کا تجربہ نہیں ہے...

یہ آپ کو بالکل بھی پریشان نہیں کرنا چاہئے!

ایسی صورت حال میں جہاں آپ کے پاس کام کا کوئی تجربہ نہیں ہے، اور آپ کے پاس کوئی ڈگری نہیں ہے، آپ کام تلاش کرنے سے پہلے ایک سیکرٹریی کورس کر سکتے ہیں۔ بہت سارے کل وقتی اور جز وقتی کورسز ہیں، بشمول بزنس ایڈمنسٹریشن میں GNVQs اور GSVQs، NVQs، اور SVQs یا Pitman، OCR (RSA) کے لندن چیمبر آف کامرس اینڈ انڈسٹری کے ذریعے چلائے جانے والے ماہر کورسز۔

اب اسے تھوڑا سا تنگ کرتے ہیں….!

سیکرٹریوں کے ذریعہ انجام دیئے گئے عمومی فرائض یا کرداروں کے علاوہ، دیگر فرائض سیکرٹری کی قسم کی بنیاد پر مختلف ہوتے ہیں۔ ایک کلب سیکرٹری جو کرتا ہے وہ اس سے تھوڑا مختلف ہوگا جو ریاستی سیکرٹری، سکول سیکرٹری، یا یونٹ سیکرٹری کرتا ہے۔

سکریٹری آف اسٹیٹ ریاستی سطح پر کیا کرتا ہے؟

سیکرٹری خارجہ ، جو صدر کے ذریعہ سینیٹ کے مشورے اور رضامندی سے مقرر کیا جاتا ہے ، صدر کا وزیر خارجہ امور کا مشیر ہوتا ہے جو محکمہ خارجہ اور ریاستوں کی خارجہ خدمات کے ذریعہ صدر کی خارجہ پالیسیوں کو انجام دیتا ہے۔

ریاست کے مختلف سیکریٹریوں، دولت مشترکہ کے سیکریٹریوں، لیفٹیننٹ گورنرز، اور ملک بھر میں سیکریٹری آف اسٹیٹ کے کردار میں خدمات انجام دینے والے دیگر کو تفویض کردہ کچھ فرائض درج ذیل ہیں:

• انتخابات کا انتظام
• بورڈ اور کمیشن مقرر کرنا
• ریاست میں کاروبار کو باقاعدہ بنانا
• سرکردہ منتخب کردہ سماجی پروگرام
• سیاسی کمیٹیوں کے مالی انکشافات کو نافذ کرنا
• ریاستی مردم شماری کرنا

قانونی سکریٹری کیا کرتا ہے؟

قانونی سکریٹری کا کردار قانون کے دفتر یا تنظیم میں وکلاء اور پیراگیلیوں کی مدد کرنا ہے۔ زیادہ تر قانونی سکریٹریز وکلاء ، علما عملہ ، کمرہ عدالت کے عملے کے ممبروں ، مؤکلوں ، ماہر گواہوں اور تجارتی فروشوں کے ساتھ براہ راست بات چیت کرتے ہیں۔

تاہم، وہ تحقیق کرنے اور قانونی مضامین کو پڑھنے کے ساتھ ساتھ معیاری سیکرٹریی فرائض میں شامل ہیں، جن میں فون اور ای میلز کا جواب دینا، فائل کرنا، وکلاء کے لیے شیڈول بنانا اور اسے برقرار رکھنا، سامان کا آرڈر دینا، کاپی کرنا، فیکس کرنا، اور دفتر کو برقرار رکھنا شامل ہے۔

بیورو آف لیبر شماریات کے مطابق، قانونی سیکرٹریوں نے 41,500 میں اوسطاً سالانہ آمدنی $2010، یا $19.95 فی گھنٹہ کی۔ یہ تجربہ کی سطح پر منحصر ہے۔ 

ایک کلب سیکرٹری کیا کرتا ہے؟

جب بات کرتے ہو کہ کلب کا سیکرٹری کیا کرتا ہے، تو کام کے بنیادی مقصد کو مدنظر رکھنا ضروری ہے۔ کلب سکریٹری تمام انتظامی فرائض انجام دیتا ہے یا ان کو تفویض کرتا ہے جو کلب اور اس کے اراکین کو مؤثر طریقے سے کام کرنے کے قابل بناتا ہے۔

کلب کے سکریٹری کا کلب کے اندر لازمی کردار ہے ، جس میں کلب کی عام دوڑ میں گہری شمولیت ہے۔ سکریٹری اور اس کا معاون کلب کے اندر اور باہر کے لوگوں کے لئے کلب کی سرگرمیوں کے ہر پہلو پر رابطے کا بنیادی نکتہ فراہم کرتے ہیں۔

سکریٹری دفاع کیا کرتا ہے؟

امریکہ سیکرٹری دفاع ملک کے محکمہ کی نگرانی کرتا ہے دفاع، ملک کی مسلح خدمات اور اس سے متعلق فوجی امور کے لئے ذمہ دار فیڈرل سروس۔ یہ وفاقی اہلکار پرنسپل کی حیثیت سے کام کرتا ہے دفاع پالیسی ساز اور مشیر۔

سیکرٹری دفاع امریکی مسلح افواج کے تین محکموں یعنی آرمی اور نیوی کے ساتھ ساتھ فضائیہ پر اختیار، سمت اور کنٹرول کی مشق کرتا ہے۔

تاہم، سیکرٹری دفاع کا بنیادی کام، جیسا کہ امریکہ میں، ملک کے عسکری امور اور قومی سلامتی سے متعلق پالیسیاں بنانا، تیار کرنا اور ان پر عمل درآمد کرنا ہے۔

نیز، وہ محکمہ کے وسائل کے انتظام اور مالیاتی اور پروگرام کی تشخیص کے لیے ذمہ دار ہے۔ مزید برآں، سیکرٹری سیکرٹری آف ڈیفنس (OSD) کے دفتر سے پورا محکمہ چلاتا ہے، جس میں اہلکار کا پورا عملہ شامل ہوتا ہے۔ اور ساتھ ہی، سیکریٹری کا عملہ اپنے کام کے عنوانات کے بعد تفویض کردہ کاموں کو انجام دینے میں مدد کرتا ہے۔

ایک سکریٹری تنخواہ کس طرح نظر آتی ہے؟

سکریٹریز اور تمام شعبوں میں انتظامی معاونین ایک معمولی تنخواہ حاصل کرتے ہیں $37,230 مئی 2016 تک، یعنی آدھے زیادہ کماتے ہیں اور آدھے کم کماتے ہیں۔ سب سے اوپر 10 فیصد سیکرٹریز اور انتظامی معاونین اس سے زیادہ کماتے ہیں۔ $62,230. سب سے کم 10 فیصد کم کماتے ہیں $22,930.

سکریٹریز اور تمام شعبوں میں انتظامی معاونین ایک معمولی تنخواہ حاصل کرتے ہیں $37,230 مئی 2016 تک، یعنی آدھے زیادہ کماتے ہیں اور آدھے کم کماتے ہیں۔ سب سے اوپر 10 فیصد سیکرٹریز اور انتظامی معاونین اس سے زیادہ کماتے ہیں۔ $62,230. سب سے کم 10 فیصد کم کماتے ہیں $22,930.

نوٹس

سیکرٹری کی تنخواہ انٹری لیول سے سینئر لیول تک نمایاں طور پر بڑھ جاتی ہے اور مختلف مہارتوں کی تربیت کے ساتھ مزید بڑھ سکتی ہے۔ ایک صنعت میں مہارت رکھنے والا سیکرٹری، جیسے میڈیکل یا قانونی سیکرٹری، بہت زیادہ تنخواہ کا حکم دے سکتا ہے۔ بہت سے فرنٹ آفس سیکرٹریز ایگزیکٹو سیکرٹریز تک کام کرتے ہیں، اعلی تنخواہ کی سطح تک پہنچ جاتے ہیں۔

سکریٹری ملازمت میں اضافہ جس کی شرح

سالوں کے دوران، تمام سیکرٹریوں کے لیے ملازمت کے مواقع میں کمی آئی ہے کیونکہ جدید ٹیکنالوجیز متعارف کرائی گئی ہیں جو دوسروں کو دستاویزات اور دیگر کاموں کو تیار کرنے میں مدد کر سکتی ہیں جو پہلے سیکرٹریز کے ذریعے انجام دیے جاتے تھے۔ صرف ایک زمرہ متاثر نہیں ہوا۔

ایگزیکٹو سیکرٹریوں کے معاملے میں، مینیجر اب ایک سیکرٹری کے کام خود مکمل کر رہے ہیں، یا سیکرٹری ایک سے زیادہ مینیجر کی مدد کر سکتے ہیں۔

سیکرٹریل زمرے میں کمی اس طرح ہے:

•          جنرل آفس سیکرٹری – 7 فیصد
  
•          ایگزیکٹو سکریٹری۔ 17 فیصد
  
•          قانونی سکریٹری۔ 19 فیصد
  

سیکرٹری کی ایک قسم جس میں ملازمت میں اضافے کی توقع ہے وہ میڈیکل سیکرٹری ہے۔ اس سیکرٹریل فیلڈ میں اگلی دہائی میں 22 فیصد اضافہ متوقع ہے، جو تمام پیشوں کے اوسط سے بہت زیادہ ہے۔ یہ بنیادی طور پر عمر رسیدہ آبادی کی صحت کی دیکھ بھال کی بڑھتی ہوئی ضروریات کی وجہ سے ہے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

ذرائع

• https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278955-secretary-job-description
• https://www.skillsyouneed.com/ips/meeting-secretary.html
• https://upjourney.com/what-does-a-secretary-do
• https://www.jobhero.com/office-secretary-job-description/

ہم بھی مشورہ دیتے ہیں

• کورٹ رپورٹر کیسے بنے اس بارے میں مکمل گائیڈ
• 2023 میں کینیڈا کا مستقل رہائشی کیسے بنیں۔ مکمل مرحلہ گائیڈ
• کینیڈا میں ہجرت کرنے کے آسان طریقے
• ایتھوپیا میں 9 میں 2023 جاری مقامی اسکالرشپس