آپ کے پاس یہ شاندار پروجیکٹ آئیڈیا ہے۔ جتنا آپ اس کے بارے میں سیکھیں گے، اتنا ہی آپ کو یقین ہو گا کہ یہ وقت اور پیسہ لگانے کے قابل ہے۔ کمپنی، اگر پوری صنعت کے لیے نہیں۔ لیکن، ایک مسئلہ ہے۔ اور، یہ ایک پراجیکٹ پروپوزل کو کیسے لکھنا ہے؟
آپ یہاں سوچ رہے ہیں کہ آپ کس طرح کمپنی کے فیصلہ سازوں کو اپنے تصور کی حمایت کے لیے قائل کر سکتے ہیں۔ یہ اس مضمون میں مختصر جواب کی نمائندگی کرتا ہے کہ ایک مضبوط پروجیکٹ کی تجویز کیسے لکھی جائے۔
پروجیکٹ کی تجویز کیا ہے؟
پراجیکٹ پروپوزل ایک دستاویز ہوتی ہے جس میں وہ تمام چیزیں سامنے آتی ہیں جو اسٹیک ہولڈرز کو کسی پروجیکٹ کو شروع کرنے کے لیے جاننا ہوتی ہیں۔ یہ ایک پروجیکٹ شروع کرنے کی طرف ایک اہم پہلا قدم ہے۔
عام طور پر، آپ پروجیکٹ کے انٹیک مرحلے کے دوران پروجیکٹ کی تجویز کا انتخاب کرتے ہیں۔ ایک اچھی طرح سے لکھا ہوا پروجیکٹ تجویز دراصل مطلع اور قائل کرتا ہے، اور یہ پروجیکٹ مینجمنٹ کی صلاحیتوں کو چند دیگر ضروری صلاحیتوں، جیسے تحقیق، ڈیٹا کا تجزیہ، اور کچھ کاپی رائٹنگ کے ساتھ جوڑتا ہے۔
یہ معیاری پروپوزل فارمیٹس پر عمل پیرا ہے، جس میں درج ذیل اجزاء شامل ہیں:
#1 رپورٹ کا خلاصہ
ایگزیکٹیو سمری بنیادی طور پر پروجیکٹ کی لفٹ پچ ہے، مختصر اور نقطہ تک۔
یہ واضح طور پر مسئلہ کی وضاحت کرتا ہے، اس بات پر بحث کرتا ہے کہ آپ کا مجوزہ پروجیکٹ کس طرح مسئلہ کو حل کرنے کا ارادہ رکھتا ہے اور اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ ایک کامیاب پروجیکٹ کیا بناتا ہے۔
#2 تاریخ یا پس منظر کی معلومات
یہ حصہ کامیاب اور ناکام دونوں سابقہ اقدامات پر بحث کرتا ہے، نیز اس کے ساتھ ساتھ آخر الذکر کو کس طرح بہتر طریقے سے ہینڈل کیا جا سکتا تھا، اس کا مقصد یہ ظاہر کرنا ہے کہ پچھلے اسباق کی وجہ سے موجودہ پروجیکٹ کس طرح زیادہ کامیاب ہوگا۔
#3 تقاضے
یہ حصہ اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ انہیں وسائل، اوزار، پراجیکٹ کے ٹائم ٹیبل وغیرہ کے لحاظ سے پورے پروجیکٹ لائف سائیکل میں کیا ضرورت ہے۔
#4 حل
حل سیکشن اس بات پر بحث کرتا ہے کہ آپ کس طرح کام کرنے اور مکمل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ یہ آپ کو پراجیکٹ مینجمنٹ کے مراحل، حکمت عملیوں اور مہارتوں سے گزرتا ہے جن کی آپ کو چیزوں کو تیزی سے مکمل کرنے کی ضرورت ہوگی، نیز پیچیدگیوں سے کیسے نمٹا جائے۔
#5 اجازت
یہ سیکشن پروجیکٹ کے فیصلہ سازوں اور اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کرتا ہے جنہیں کلائنٹ نے منظوری/سائن آف فیصلے کرنے کی اجازت دی ہے۔
#6 اپینڈکس
کوئی بھی معلومات جو خود تجویز میں شامل نہیں ہے، جیسے مواد اور وسائل جو ٹیم کے اراکین اور اسٹیک ہولڈرز پروجیکٹ کے بارے میں مزید جاننے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں، کو ضمیمہ میں شامل کیا جانا چاہیے۔
اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ کہاں سے آغاز کرنا ہے، تو کئی سرفہرست پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر پیکجز میں پراجیکٹ پروپوزل ٹیمپلیٹس ان کے ٹول کلیکشن میں شامل ہیں جنہیں آپ مفت میں استعمال کر سکتے ہیں۔
کسی پروجیکٹ کے لیے تجویز لکھنے سے پہلے کن چیزوں پر غور کرنا چاہیے؟
اس سے پہلے کہ آپ بیٹھیں اور اپنے پروجیکٹ کی تجویز کا جائزہ تیار کرنا شروع کریں اس کے بارے میں سوچنے کے لیے چند چیزیں ہیں، بشمول:
#1 آپ کا ہدف مارکیٹ
اس بات کا تعین کریں کہ فیصلہ ساز کون ہیں اور ان کے تعلقات کیا ہیں۔
ہر اسٹیک ہولڈر کے اپنے مقاصد اور ترجیحات ہوں گی۔ یہ آپ کے ہدف کے سامعین پر منحصر ہے۔ آپ کو تجویز کے بہت سے ورژن لکھنے پڑ سکتے ہیں۔
اس منصوبے یا مسئلے سے وہ کس سطح کی واقفیت رکھتے ہیں؟ وہ پہلے ہی کیا جانتے ہیں؟ اس کے علاوہ، وہ کیا نہیں سمجھتے؟
- کیا کسی مخصوص موضوع پر پس منظر کی معلومات فراہم کرنا ضروری ہے؟
- آپ کو کیا لگتا ہے کہ وہ سننا چاہیں گے؟
- کیا آپ جو کچھ کہنا چاہ رہے ہیں اسے سمجھنے میں ان کی مدد کرنے کے لیے کوئی خاص طریقہ ہے؟
مثال کے طور پر جرگون اور تکنیکی اصطلاحات کی توقع کی جاسکتی ہے اگر یہ تجویز ٹیکنالوجی کے شعبے کے سربراہ کے لیے ہے۔
اگر آپ کسی چھوٹے کاروبار کے مالک کو قائل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، تو سیدھی، سمجھنے میں آسان زبان استعمال کریں، اور تجویز کو کمپنی کے نچلے حصے پر پروجیکٹ کے مثبت اثر و رسوخ پر مرکوز کریں۔
#2 سے بچنے کے لیے نقصانات
فرانسس میک نامارا نے پروجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ (PMI) گلوبل کانگریس میں پیش کردہ ایک مقالے میں پروجیکٹ کی تجاویز کو مسترد کرنے کی چار اہم وجوہات کی فہرست دی ہے۔
#3 تجویز جو اچھی طرح سے بیان نہیں کی گئی ہے۔
تجویز تنظیم کے مقاصد کے مطابق نہیں ہے۔
منصوبے کے فوائد واضح اور معتبر طریقے سے بیان نہیں کیے گئے ہیں۔
ایک پروجیکٹ کی تجویز پیش کرنا جو غیر موثر ہے۔
خلاصہ یہ کہ کچھ خیالات اس لیے رد نہیں کیے جاتے کہ وہ اپنے آپ میں خوفناک تجاویز ہیں، بلکہ اس لیے کہ یہ تجویز غیر واضح اور قائل نہیں تھی۔
معلومات اور تحقیق
اپنی تجویز کو ثابت کرنے اور پروجیکٹ کے وجود کا جواز پیش کرنے کے لیے، آپ کو ڈیٹا، اعدادوشمار، گرافس اور چارٹس کی ضرورت ہوگی۔
آپ کے پاس اتنا ہی حقیقی ڈیٹا، حقائق اور مثالیں ہوں گی جتنی آپ ایک قائل کرنے والی تجویز تیار کرنے کے لیے فراہم کر سکتے ہیں، اس لیے کامیاب اور ناکام دونوں طرح کے پچھلے اقدامات کو دیکھیں۔
پروجیکٹ کی تجویز لکھنے کے اقدامات کیا ہیں؟
خیال رہے کہ تجویز کی تیاری کا مقصد ایگزیکٹو سپورٹ حاصل کرنا ہے۔ آپ چاہتے ہیں کہ بااثر لوگ آپ کے پروجیکٹ کی حمایت کریں۔ ایک وژن کو حقیقت بنانے کے لیے، آپ کو فیصلہ سازوں کی ضرورت ہوگی۔
آپ چاہتے ہیں کہ وہ تجویز کے ذریعہ منتقل ہوجائیں اور پھر اگلا قدم اٹھائیں، جو کہ پروجیکٹ کو منظور کرنا ہے۔
پہلا مرحلہ: مسئلے کی شناخت کریں۔
کیا مسئلہ ہے جسے آپ کا پروجیکٹ حل کرنے کی کوشش کر رہا ہے؟ اصل مسئلہ کیا ہے؟ اسے حل کرنا کیوں ضروری ہے؟ اپنے سامعین کو مسئلہ کو اسی طرح سمجھیں جس طرح آپ کرتے ہیں۔
مسئلہ کی وضاحت کے لیے تجاویز میں شامل ہیں:
- ایک دھماکے کے ساتھ شروع کریں. چونکہ فیصلہ سازوں کے پاس کسی تجویز پر نظرثانی کرنے کے لیے بہت کم وقت ہوتا ہے، اس لیے یقینی بنائیں کہ آپ درد کے مسئلے کو مختصراً بیان کرتے ہیں اور اس طرح کہ وہ سمجھتے ہیں۔
- حقائق، رائے نہیں، استعمال کیا جانا چاہئے. آپ مبالغہ آرائی نہیں کرنا چاہتے، یہاں تک کہ اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کے سامعین کسی مسئلے کی سنگینی کو سمجھیں۔ اس کے بجائے، اپنی تحقیق کے ثبوت کے ساتھ اپنے دعووں کی حمایت کریں۔
دوسرا مرحلہ: اپنا حل بیان کریں۔
آپ کے منصوبے کے ساتھ مسئلہ کو حل کرنے کے لئے آپ کا کیا منصوبہ ہے؟ آپ کا حل دوسروں سے بہتر کیوں ہے جو ملتے جلتے ہیں؟ اس معاملے میں متبادل اختیارات کام کیوں نہیں کریں گے اس پر تبادلہ خیال کریں۔
اپنا حل پیش کرنے کے لیے تجاویز میں شامل ہیں:
- تنقید اور استفسار کے لیے تیار رہیں۔ ہر نقطہ نظر سے اپنے حل کا دفاع کرنے کی تیاری کریں۔ اس کے علاوہ، یہ بتانے کی تیاری کریں کہ کیوں، مثال کے طور پر، آپ کا زیادہ مہنگا حل کم مہنگے سے بہتر ہے۔
- حل کے وسیع تر اثر و رسوخ کا مظاہرہ کریں۔ اسٹیک ہولڈرز اکثر ایسے منصوبوں کے بارے میں زیادہ پرجوش ہوتے ہیں جن کا اثر ان لوگوں کے مقابلے میں ہوتا ہے جن کا اثر محدود ہوتا ہے۔
- ایک بار پھر، حقائق ٹرمپ کی رائے۔ برائے مہربانی زیادہ سے زیادہ تحقیق پر مبنی مثالیں دیں۔
تیسرا مرحلہ: ڈیلیوریبلز اور کامیابی کے معیار کی فہرست بنائیں۔
یہ سیکشن ڈیلیور ایبل کے افعال اور اوصاف کے ساتھ ساتھ اس بات کا تعین کرنے کا طریقہ بھی بتاتا ہے کہ آیا پروجیکٹ کامیاب تھا یا نہیں۔
ڈیلیوری ایبلز کی وضاحت کے لیے تجاویز میں شامل ہیں:
- ڈیلیوری کے لیے ایک آخری تاریخ شامل کریں۔
- اگر آپ کسٹمر سروس پروجیکٹ تجویز کر رہے ہیں، تو آپ اس بات کی وضاحت کرتے ہیں کہ آپ کا پروجیکٹ کیا پیدا کرے گا اور صارفین اس سے کیا توقع کر سکتے ہیں، جیسے کہ کلاؤڈ بیسڈ فون سسٹم جو کہ کہیں سے بھی 24/7 قابل رسائی ہے۔ اس کے علاوہ، اس بات کا بھی تذکرہ کریں کہ آپ ہر ڈیلیور ایبل کو کب ختم کرنے کی توقع رکھتے ہیں۔
- آپ کو ایک سمارٹ حل کے ساتھ آنا چاہیے۔ پروجیکٹ کی کامیابی کا تعین آپ کی کامیابی کے معیار سے کیا جائے گا۔ اپنے حل کو ہر وقت SMART رکھیں (مخصوص، قابل پیمائش، قابل حصول، حقیقت پسندانہ، اور وقت کا پابند۔)
چوتھا مرحلہ: اپنی حکمت عملی یا طریقہ کار کی وضاحت کریں۔
یہ تجویز کا سب سے اہم عنصر ہے، کیونکہ یہ بتاتا ہے کہ منصوبے کے اہداف کو کیسے پورا کیا جائے۔ یہ حکمت عملی کی وضاحت اور یہ کیوں مفید ہے کے ساتھ شروع ہوتا ہے۔ یہ بھی بتاتا ہے کہ مسائل سے کیسے نمٹا جائے۔
منصوبہ بندی کا مشورہ:
- پروجیکٹ کے مقاصد کا تعارف کروائیں۔
- کیا آپ آبشار کے معیاری طریقہ کار پر عمل کریں گے؟
- کیوں؟
- کیا آپ باہر کے ٹھیکیداروں، اندرون خانہ ملازمین، یا کنسلٹنٹس کی خدمات حاصل کریں گے؟
- ان کے مقاصد اور ذمہ داریاں کیا ہوں گی؟
یہ آپ کا موقع ہے کہ آپ پروجیکٹ کو ختم کرنے کے لیے جو فیصلے کر رہے ہیں اس کے پیچھے "کیوں" کے بارے میں بات کریں۔
بیان کریں کہ مسائل کیسے حل ہوں گے۔ یہ آپ کے پراجیکٹ مینجمنٹ پلان میں خطرے کو کم کرنے کے اقدامات کو واضح کرتا ہے۔
پانچواں مرحلہ: اپنے لیے ایک شیڈول اور بجٹ بنائیں
یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ پروجیکٹ کے اخراجات کو توڑتے ہیں اور بتاتے ہیں کہ آپ ڈیڈ لائن کیسے حاصل کریں گے۔
ٹائم ٹیبل اور بجٹ کے قیام کے لیے تجاویز میں شامل ہیں:
- جتنی معلومات آپ دے سکتے ہیں۔ آپ اپنے بجٹ کو سامان، اوزار، اجرت وغیرہ میں تقسیم کر سکتے ہیں۔ تمام بالواسطہ اور اوور ہیڈ اخراجات کو شامل کریں۔ تفصیلی مالیاتی خرابی اسٹیک ہولڈرز کو دکھائے گی کہ آپ نے اپنا ہوم ورک مکمل کر لیا ہے اور ان کے فنڈز کو ضائع نہیں کریں گے۔ انہیں کچھ منصوبوں کے لیے مالی بیانات اور فنڈنگ کے ذرائع کی ضرورت ہو سکتی ہے۔
- کام کی بات کرو. پڑھے لکھے اندازے نہ لگائیں۔ پروجیکٹ کے آغاز اور تکمیل کی تاریخیں فراہم کریں، نیز یہ بھی کہ آیا پروجیکٹ کے مخصوص اجزاء ایک ہی وقت میں مکمل ہوسکتے ہیں۔
یہ بھی پڑھیں: ہائی اسکول ڈپلومہ یا مساوی کا کیا مطلب ہے؟
چھٹا مرحلہ: سب کچھ ایک ساتھ لائیں۔
آپ اپنی تجویز کو اس نتیجے پر ختم کر سکتے ہیں جس میں چند جملوں میں مسئلہ، حل اور فوائد کا خلاصہ ہو۔ ضروری تصورات یا ڈیٹا کو دوبارہ ترتیب دے کر اپنی تجویز کو بہترین بنائیں جسے آپ اپنے سامعین کو یاد رکھنا چاہتے ہیں۔
سوچ کی مستقل مزاجی کے لیے اپنی تجویز کی جانچ کریں اور دیکھیں کہ آیا ٹکڑے ایک ساتھ کام کرتے ہیں۔
ان تجاویز کا استعمال کرتے ہوئے چیزوں کو ایک ساتھ باندھیں:
- آپ اپنی تجویز کتاب کے انداز میں لکھیں۔ آپ کی تجویز میں ایک بیانیہ ہونا چاہیے۔ ایک متحد مجموعی پیدا کرنے کے لیے، ہر شکل اور عنصر کو ایک ساتھ کام کرنا چاہیے۔
- اس میں کچھ بھی نہ لائیں جس کا تعلق نہیں ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے کوئی بھی ایسی چیز متعارف نہیں کرائی جو جگہ سے باہر نظر آتی ہو یا پروجیکٹ کے مجموعی اہداف میں تعاون نہ کرتی ہو۔
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ پروجیکٹ کی تجویز کے تمام اجزاء شامل ہیں۔ یہ یقینی بنانے کے لیے اپنے دستاویز کو چیک کریں کہ اس میں تمام عناصر موجود ہیں۔
ساتواں مرحلہ: اپنی تجویز کو درست کریں اور اس میں ترمیم کریں۔
اپنے خیال کو مزید پرکشش، مفید، واضح اور قائل کرنے کے لیے ضرورت کے مطابق دوبارہ لکھیں۔ تبصرے کی درخواست کریں اور یقینی بنائیں کہ تجویز اچھی طرح سے منظم اور آنکھوں کو خوش کرنے والی ہے۔
ترمیم کا مشورہ:
استعمال شدہ لہجے اور زبان کی جانچ کریں۔ اگر آپ کسی خاص سامعین کے لیے تجویز لکھ رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ کے منتخب کردہ لہجے اور الفاظ اس کی عکاسی کرتے ہیں۔ گرامر، اوقاف اور املا میں غلطیوں کی جانچ کرنا نہ بھولیں۔ آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی تجویز زیادہ سے زیادہ پیشہ ورانہ طور پر سامنے آئے۔
کیا آپ کو پروجیکٹ کی تجویز کے لیے پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کرنا چاہیے؟
ایک پراجیکٹ پروپوزل ایک پروجیکٹ ہے اور اس وجہ سے پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر سے فائدہ اٹھایا جا سکتا ہے۔
سافٹ ویئر موجودہ پروجیکٹ مینجمنٹ کے بنیادی اصولوں کا ایک اہم حصہ ہے، جس کے فوائد جیسے:
تعاون آسان ہو جائے گا۔ اچھی پراجیکٹ کی تجاویز کو تیار ہونے میں وقت لگتا ہے اور یہ اکثر ایک باہمی تعاون کا نتیجہ ہوتے ہیں۔ اچھے پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے استعمال سے تعاون آسان ہو جائے گا، خاص طور پر جب ٹیمیں دنیا کے مختلف خطوں میں ہوں۔
ورک روم جو مرکزی ہے۔ اگر تجویز ایک بڑے، پیچیدہ پروجیکٹ کے لیے ہے، تو آپ کو قائل کاروباری کیس بنانے کے لیے بہت سارے ڈیٹا اور تحقیق کی ضرورت ہوگی۔
آپ کو ایک جگہ پر درکار تمام معلومات کا ہونا ہر ایک کو متعدد جگہوں پر فائلوں اور کاغذات کو تلاش کرنے کا وقت اور کوشش بچاتا ہے۔ ایک مرکزی پروجیکٹ ورک روم اس بات کی ضمانت دیتا ہے کہ ہر کسی کو پروجیکٹ سے متعلق تمام اپ ڈیٹس، نوٹس اور دستاویزات تک رسائی حاصل ہے۔
آپ کا تمام مواصلات ایک جگہ پر ہے۔ جسمانی اجتماعات کو منظم کرنا مشکل ہوگا، اگر ناممکن نہیں تو، خاص طور پر اگر لوگ جغرافیائی طور پر دور ہوں۔
زیادہ تر پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں کمیونیکیشن ٹولز شامل ہوتے ہیں، جیسے کہ فون اور آڈیو کانفرنسنگ، گروپ چیٹ، پرائیویٹ میسجنگ، تبصرے، سرگرمی کا سلسلہ، اور موجودگی۔ وہ لوگ جو انہیں فراہم نہیں کرتے ہیں وہ چند کلکس کے ساتھ دوسرے مواصلاتی ٹولز کے ساتھ آسانی سے ضم ہو سکتے ہیں۔
دن اور رات کے ہر وقت قابل رسائی۔ اگر آپ کو گھر پر تجویز کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے یا فیصلہ سازوں کو بھیجنے سے پہلے اسے دوبارہ چیک کرنا چاہتے ہیں، تو اپنے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں ایک کاپی محفوظ کرنے سے یقین دلاتا ہے کہ آپ کے پاس تازہ ترین ورژن ہے اور آپ اسے کہیں سے بھی تبدیل کر سکتے ہیں۔
ہمارے پاس پروپوزل کی اقسام کیا ہیں؟
#1 طلب کردہ تجاویز
اسپانسر کی خصوصی درخواست کے جواب میں پیش کردہ تجاویز۔ ایسی درخواستیں، جنہیں عام طور پر Request for Proposals (RFP) یا Request for Quotations (RFQ) کہا جاتا ہے، عام طور پر مخصوص فارمیٹ اور تکنیکی مواد کے تقاضوں کے ساتھ ساتھ ایوارڈ کی شرائط و ضوابط پر مشتمل ہوتا ہے۔ BAAs (براڈ ایجنسی کے اعلانات) سرکاری درخواستیں نہیں ہیں۔
#2 غیر منقولہ تجاویز
اسپانسر کو تجاویز پیش کی جاتی ہیں جس نے کوئی مخصوص درخواست شائع نہیں کی ہے لیکن یہ خیال کیا جاتا ہے کہ تفتیش کار اس موضوع میں دلچسپی رکھتا ہے۔
متعلقہ آرٹیکل: کالج میں نابالغ کیا ہے؟ اور کیا فرق پڑتا ہے؟
#3 پیشگی تجاویز
ایک کفیل ان سے درخواست کر سکتا ہے اگر وہ کسی درخواست دہندہ کے مکمل پروپوزل تیار کرنے میں گزارے گئے وقت کو کم کرنا چاہتے ہیں۔ وہ عام طور پر پیشگی تجویز کے طور پر ارادے کا خط یا ایک مختصر خلاصہ استعمال کرتے ہیں۔
پیشگی تجویز کا جائزہ لینے کے بعد، کفیل تفتیش کار کو مطلع کرتا ہے کہ آیا انہیں مکمل تجویز کی ضرورت ہے۔
#4 تسلسل یا غیر مسابقتی تجاویز
یہ دستاویزات ایک کثیر سالہ منصوبے کے اصل منصوبے اور مالی ضروریات کی تصدیق کرتی ہیں جس کے لیے اسپانسر نے پہلے ہی ابتدائی فنڈنگ (عام طور پر ایک سال) کی منظوری دے دی ہے۔
مالیات کی دستیابی اور کام میں کافی پیش رفت عام طور پر مسلسل مدد کے لیے شرطیں ہیں۔
#5 تجدید یا مسابقتی تجاویز
ایسی تجاویز جو بند ہونے والے منصوبے کے لیے فنڈنگ جاری رکھنے کا مطالبہ کرتی ہیں۔ اسپانسر کے نقطہ نظر سے، ان استفسارات کی وہی حیثیت ہے جو ایک غیر مطلوب تجویز کی ہے۔
منصوبے کی تجویز میں کیا شامل ہونا چاہیے؟
منصوبے کے مقاصد اور وژن؛ بڑی ڈیلیوریبلز، ٹائم فریم، اور ملکیت بھی ہیں، ان سب کو تجویز میں حل کیا جانا چاہیے۔
آپ بڑے خطرات اور چیلنجز، کامیابی کے معیار اور رپورٹنگ کی معلومات کو بھی اجاگر کر سکتے ہیں۔ ان میں متوقع بجٹ اور تخمینہ شدہ مالیاتی اثرات کو پروجیکٹ کے مالیات میں مکمل ہونے کے بعد شامل کرنا چاہیے۔
اکثر پوچھے گئے سوالات (عمومی سوالنامہ)
اگرچہ 10 سے 20 صفحات کی تجاویز عام ہیں، کچھ عطیہ دہندگان مختصر آئیڈیا نوٹ کو ترجیح دیتے ہیں، جبکہ دیگر، جیسے USAID اور یورپی کمیشن، 50 یا اس سے زیادہ صفحات کی وسیع تجاویز طلب کر سکتے ہیں۔
تحقیقی تجویز کی اوسط لمبائی تقریباً 2,500 الفاظ ہے، لیکن کوئی اوپری یا نچلی پابندی نہیں ہے۔ تحقیقی تجویز لکھنے کا پہلا قدم یہ طے کرنا ہے کہ آپ کس چیز کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں۔
کورس کی تکنیکی تحریر میں تجویز کی تفویض آپ کو ایک مخصوص، نامی سامعین کے سامنے ایک تصور پیش کرنے کی اجازت دیتی ہے جس کے بارے میں آپ کو اس کمپنی، تنظیم، مرکز، یا دوسرے کاروبار کے کسی خاص پہلو کو بہتر بنانا ہے۔
حقیقت یہ ہے کہ مقصد، اہداف، قطعی مقاصد، تکنیک، اور منصوبے کے متوقع اثرات سب پر مشتمل ہونا چاہیے۔ مقاصد کو قابل پیمائش شرائط میں پیش کیا جانا چاہئے، اور وہ ضرورت کے بیان اور مجوزہ منصوبے کے مقصد کے ساتھ واضح اور ہم آہنگ ہونے چاہئیں۔
نتیجہ
آپ کی تجویز کی تاثیر اور قائلیت اس بات کا تعین کرے گی کہ آیا وہ آپ کے پروجیکٹ کو منظور کریں گے۔
فیصلہ سازوں کا امکان نہیں ہے کہ وہ آپ کے تصور کا جائزہ لینے کے لیے کافی وقت لگائیں تاکہ یہ تعین کیا جا سکے کہ آیا یہ قابل عمل ہے۔ نتیجے کے طور پر، یہ بہت اہم ہے کہ آپ کی تجویز ان کی توجہ فوراً اپنی طرف مبذول کرے، انہیں اس خیال کے بارے میں جوش دلائے، اور انہیں کارروائی کرنے کی ترغیب دے۔