كيف تكتب رسالة اعتذار لشركتك | 2023

على الرغم من حقيقة أن "الخطأ أمر بشري" ، يجد الكثير منا صعوبة في الاعتراف بأخطائنا وتقديم اعتذار ، خاصة في مكان العمل. تعمل هذه المقالة على إرشادك حول كيفية كتابة خطاب اعتذار لشركتك.

في حالة حدوث أخطاء ، قم بتصحيح الموقف من خلال تقديم الاعتذارات المناسبة. حتى أكثر المواقف حرجًا قد يتم تحويلها إلى ملف هدية لطيفة باعتذار.

الاعتذارات الحقيقية لها القدرة على تحويل الوضع السيئ إلى موقف جيد. ومع ذلك ، يجب أن يكونوا صادقين وحسن الصنع.

اتبع الدليل أدناه لكتابة خطاب اعتذار لشركتك أو رئيسك في العمل أو مدير.

كيف تكتب رسالة؟

هناك قواعد عامة عليك اتباعها لكتابة خطاب.

1. حدد نوع الحرف الذي تريد كتابته.

قبل أن تكتب خطاب اعتذار لشركتك ، يجب أن تعرف أولاً ما إذا كان ملف خطاب رسمي أو غير رسمي. بالنسبة لهذا المحتوى ، سوف نركز على السابق. الآن ، حدد نوع الرسالة التي تكتبها ؛ أ غطاء الرسالة, رسالة توصية, خطاب تدريبأو خطاب عمل أو أي شيء آخر خطاب رسمي.

2. استخدم التنسيق الصحيح.

الخطوة التالية هي اختيار محرف مناسب. استخدم خطوطًا واضحة ومقروءة بدلاً من خطوط ذات نمط معين. العديد من الرسوم التوضيحية لمحارف الخبراء

يمكنك استخدام ما يلي:

• رومان تايمز نيو
• Roboto
• ارييل
• Calibri
• جورجيا
• على نطاق واسع بلا
• هلفتيكا

استخدم حجم خط يتراوح بين 10 و 12 نقطة لسهولة القراءة.

3. تضمين العناوين والتاريخ

التفاصيل الأولية التي ستدخلها في الرسالة هي عناوين المرسل والمستلم والتاريخ.

في الجزء العلوي ، ضع عنوانك ورقم هاتفك. ثم تخطي سطر واكتب التاريخ. ثم تخطي سطرًا آخر ، وأخيرًا اكتب عنوان المستلم.

يجب أن يكون عنوان المستلم مبررًا إلى اليسار إذا اخترت التنسيق ذي المسافة البادئة ، بحيث يكون العنوان والتاريخ في الزاوية اليمنى العليا. سيتم ترك جميع العناوين مضبوطة إذا قمت بتحديد تنسيق كتلة.

4. أضف تحية

أكثر التحية المباشرة والأكثر شيوعًا هي "عزيزي [اسم المتلقي]." استخدم لقب الشخص واسم عائلته إذا كنت لا تعرفه جيدًا أو إذا كنت في علاقة رسمية.

إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي ترسل إليه خطابًا داخل الشركة ، فخذ الوقت الكافي لإجراء بعض الأبحاث لمعرفة ذلك. على LinkedIn ، يمكنك بشكل متكرر تحديد اسم شخص ما إذا كنت تعرف لقبه.

يمكنك أيضًا الاتصال بالشركة والاستفسار عن اسم الفرد الذي يشغل هذا المنصب.

استخدم "إلى من يهمه الأمر" إذا لم تتمكن من اكتشاف المعلومات أو إذا لم تكن الرسالة موجهة إلى شخص معين. قد يتبع التحية علامة النقطتين أو الفاصلة.

الأشخاص الذين قرأوا هذا سحبوا أيضًا: كيفية قبول عرض العمل: أفضل النصائح وعينات الرسائل.

5. اكتب نص رسالتك.

تأكد من أن رسالتك مختصرة - ليست أكثر من صفحة واحدة - مباشرة وفي صلب الموضوع.

في حين أنه صحيح ، في البداية ، تحية موجزة مثل "أتمنى أن تجدك هذه الرسالة على ما يرام" ، يجب أن تصل إلى النقطة الأساسية وتشرح سبب كتابتك. قد تبدأ بالقول ، "أنا أكتب بخصوص" لتقديم نفسك.

في نص الرسالة ، حافظ على أكبر قدر من اللغة نشطة. كرر هدف رسالتك في الفقرة الأخيرة واطلب المزيد من الإجراءات.

شكرا لك على وقتك وإنتباهك. أيضًا ، يرجى إعلامي إذا كنت تريد التحدث معي حول هذا الأمر بمزيد من التعمق عبر الهاتف.

6. إضافة إغلاق مجاني.

استخدم كلمة "بصدق" للقرب إذا كنت تكتب إلى شخص تعرفه جيدًا أو تربطك به صلة رسمية. أطيب التمنيات و "أطيب التحيات" و "أفضل" المزيد من البدائل. خيار آخر يجب أخذه في الاعتبار هو "لك بصدق".

أنواع الحروف

هناك نوعان من التصنيفات الأساسية للرسائل: الرسمية وغير الرسمية.

1. خطاب رسمي

تلتزم معظم الرسائل الرسمية بأحد الأشكال الأربعة ؛ شبه كتلة ، كتلة كاملة ، كتلة معدلة ، ومسافة بادئة. تتضمن تنسيقات الحروف الرسمية ما يلي:

• دعوة
• طلب الوظيفة أو المدرسة
• رسالة قبول
• خطاب الرفض
• غطاء الرسالة
• خطاب خروج أو استقالة
• توصية أو خطاب إحالة
• استفسر
• عرض أو اقتراح
• اتفاقية
• متابعة المقابلة او شكرا لك

2. خطاب غير رسمي

يمكن كتابة الرسائل غير الرسمية بأساليب مختلفة ولا تحتاج إلى اتباع هيكل معين. يتضمن تنسيق الخطاب هذا ما يلي:

• شكراً لك
• تهانينا
• الحب
• أهلًا وسهلًا
• التعاطف أو العزاء
• المدح والتشجيع
• الصداقة أو التفكير فيك
• إعلانات ، مثل تغيير الاسم أو العنوان 
• رسالة إلى المحرر

كما قرأوا: كيف تكتب خطاب نوايا | عينات كاملة | PDF

لماذا تكتب خطاب اعتذار لشركتك؟

يمكنك إرسال خطاب اعتذار إلى صاحب العمل الخاص بك للإقرار بالخطأ وإثبات أنك على دراية بعواقب سلوكك.

قد تكون أداة مهمة لإثبات لمديرك أو رئيسك في العمل أو الشركة أنك تأخذ الأمر على محمل الجد ، وأنك على استعداد لتخصيص الوقت للتفكير ، وأنك مهتم بالتقدم في اتجاه جيد .

قد يؤكد خطاب الاعتذار لشركتك على صدقك واهتمامك الحقيقي بجعل الأمور في نصابها الصحيح.

كيف تكتب رسالة اعتذار لشركتك

• ابدأ باعتذار
• استخدم لغة صادقة ومحترمة
• كن متعاطفًا وصادقًا
• اعترف بخطئك
• ركز على تأثيرك وليس نواياك
• تحمل المسؤولية الكاملة عن أخطائك 
• اشرح الخطوات التي اتخذتها لحل المشكلة.
• الحفاظ على المهنية والتفهم
• قدم الطمأنينة
• اعترف بالتأثير
• قم بتدقيق الخطاب قبل إرساله إلى شركتك
• احترم ما قلته

1. ابدأ باعتذار

لتوضيح هدف رسالتك للقارئ ، ابدأ باعتذار موجز وصادق.

اعترف بما فعلته وعواقبه على العالم. تقبل المسؤولية عن بعض الأشياء التي حدثت ، وربما اذكر ما تعلمته أو كيف ساعدتك الظروف في تطوير اعتذارك.

يعد خطاب الاعتذار طريقة ممتازة لإثبات تفانيك في الاحتراف والسلوك الأخلاقي في العمل.

في ضوء ذلك ، قد ترغب في التركيز على أن تكون صادقًا في كتاباتك حتى يتمكن رئيسك من رؤية جديتك.

2. استخدم لغة صادقة ومحترمة.

قد يؤثر اتصالك بشركتك على لهجة وشكلية خطاب الاعتذار ، ولكن بغض النظر عن مدى الرسمية التي تكتبها ، تذكر أن تكون لطيفًا وصادقًا.

من المرجح أن يقبل مديرك ما تقوله إذا كنت صادقًا ، واستعادة إيمانه بك كموظف.

يمكن أن يزيد الاحترام من جدية الرسالة ويظهر أنك على دراية بخطورة الظروف والآثار المترتبة عليها.

باستخدام الكلمات الصحيحة ، قد تجعل رئيسك أو مديرك يغفر لك ما فعلته وتمكن كلاكما من مواصلة العمل معًا.

3. كن متعاطفا وصادقا.

إذا لم تتمكن من الاعتراف بالخطأ من وجهة نظر رئيسك ، فلا فائدة من تقديم اعتذار. ادخل إلى عقولهم بدلاً من عقلك.

ما هو الخطأ فيما قلته أو فعلته بالضبط؟ اطلب توضيحًا إذا لزم الأمر ، ربما من صديق أو زميل عمل أو مدرب محترف يمكن الاعتماد عليه. كن صادقًا بشأن دورك في الظرف.

4. اعترف بخطئك

أولاً ، يجب أن تبلغ مديرك بأنك تتعرف على الخطأ. التعرف على ما حدث ؛ تجنب محاولة تقديم تفسير أو إلقاء اللوم.

اجعلها مختصرة ومباشرة.

أيضا ، اقرأ نماذج خطاب استقالة إشعار قصير | 2022

5. ركز على تأثيرك وليس نواياك

اعتذر حتى إذا كنت لا تتفق مع مشرفك في أن ما فعلته كان غير لائق. نعم ، هذا دقيق سواء كنت على خلاف مع وظيفتك أو مع صديق أو شريك.

شجب تأثيرك على كونك غير متناسب مع أهدافك. ضع في اعتبارك أن تأثيرك يهم أكثر من أهدافك. التأثير هو مكان الخطأ.

ضع في اعتبارك تأثيرك وليس أهدافك. يمكن إصلاح أي اتصال من خلال الاستفسار عن تأثيرك والتعبير عن الأسف لذلك (حتى لو كان غير مقصود ولكنه حقيقي).

ستظهر رغبتك في التطور والتعلم من خلال الاقتراب من الاعتذار من هذه الزاوية. لن تكون قادرًا على البقاء غاضبًا من نفسك لفترة طويلة بسبب تواضعك.

6. تحمل المسؤولية الكاملة عن أخطائك.

احرص على تحمل المسؤولية عما حدث وتجنب تقديم مبرر أو لوم أي شخص آخر.

7. اشرح الخطوات التي اتخذتها لحل المشكلة.

بعد أن أعربت عن أسفك ، يمكنك وصف الطريقة التي تتعامل بها - أو تنوي التعامل - مع المشكلة. إذا كان الحدث يؤثر على أشخاص آخرين ، ففكر في مناقشة خططك مع زملائك في العمل وإجراءاتك لتصحيح الأمور أو تحسين الموقف.

أظهر لإدارتك أنك على استعداد لاتخاذ إجراءات لتحسين المشكلة. قد تستفيد من هذا لتثبت لهم أن لديك إستراتيجية أو أنك قد عالجت الموقف بالفعل.

8. الحفاظ على المهنية والتفهم

حاول أن تُظهر لرئيسك في العمل أنك تتعامل مع النتيجة بجدية وأنك تعرف كيف تتحسن بمجرد أن تدرك كيفية تعاملك مع المشكلة.

فكر في شرح أسبابك والتأكيد على أنك على دراية بتأثيرات هذا الحدث عليك وعلى الآخرين.

قد يُظهر ذلك لرئيسك في العمل أنك مدرك لذاتك وقلقك بشأن عواقب سلوكك عليهم وعلى زملائك في العمل.

9. تقديم الاطمئنان

ضع في اعتبارك التعبير عن رغبتك في التعلم والتطوير وإظهار المزيد من السلوك الاحترافي في مكان العمل للإشارة إلى أنك تعلمت من سلوكك.

في اعتذارك ، تأكد من التأكيد على أنك آسف لما حدث وترغب في استغلال هذه الفرصة للتطوير والتحسين على المستوى الشخصي والمهني.

قد يُظهر الانفتاح على التغيير لصاحب العمل أنك مكرس لنجاح الشركة ومهتم بالتقدم على المدى الطويل.

10. الاعتراف بالتأثير

قد يكون التعرف على كيفية إيذائك لشركتك والتحقق من صحة مشاعرهم مفيدًا أثناء الاعتذار.

من خلال الاعتراف بهم في اعتذاراتك ، قد تثبت أنك فكرت بهم وأن مشاعرهم مهمة بالنسبة لك.

إن إدراك تأثير أفعالك على شركتك قد يجعلهم يشعرون بالدعم ويظهر ندمك الصادق.

11. قم بتدقيق الخطاب قبل إرساله إلى شركتك

ضع في اعتبارك تعديل خطاب اعتذارك بمجرد كتابة مسودة للقبض على أي مشاكل نحوية أو مطبعية. سيساعدك إرسال رسالة خالية من الأخطاء في التعبير عن أسفك والتزامك بالعمل بشكل أفضل.

لكسب رأيهم في نبرة صوتك وأصدقك وأسلوب كتابتك ، فكر في قراءتها بصوت عالٍ لنفسك أو إعادة توجيهها إلى صديق.

أرسل خطابك إلى المدير أو المشرف عبر البريد الإلكتروني أو سلمه شخصيًا بعد أن تكون راضيًا عن جودة الرسالة.

12. تكريم ما قلته

من المعتاد اتباع التزاماتك وتغيير أنشطتك أو سلوكياتك لجعل اعتذاراتك أكثر مصداقية.

نظرًا لأنهم يرون أن اعتذارك كان حقيقيًا وأنك أجريت التحسينات التي وعدت بها ، فقد يساعدك ذلك في استعادة ثقة شركتك.

قد يُظهر تكريم اعتذاراتك الأولى لمديرك أنك أخذت الوقت الكافي للنمو على المستوى المهني.

هل تريد كتابة خطاب توصية؟ تحقق من هذا: كيف ترسل رسالة دوليا | دليل بسيط خطوة بخطوة

نصائح لكتابة خطاب اعتذار لشركتك

إليك بعض النصائح لمساعدتك في كتابة خطاب اعتذار مميز لأي شخص:

1. اطلب المغفرة

وفقًا لرسام الكاريكاتير لين جونستون ، فإن الاعتذار هو الصمغ الفائق للحياة. يمكنه إصلاح أي شيء تقريبًا. دائمًا ما تعمل كلمة "أنا آسف" الصادقة. قد يُظهر طلب المغفرة أنك آسف حقًا. لكن ابتعد عن الميلودراما.

2. تحمل المسؤولية عن خطأك.

لإثبات صدقك ، من الضروري أن تعترف بخطئك. في ظروف معينة ، قد يكون الأمر صعبًا بعض الشيء. ومع ذلك ، فهو جوهر الاعتذار الصادق.

3. تفصيل ما حدث

حتى لو شعرت أنه غير ضروري في كثير من الأحيان ، فإن القيام بشيء ما هو أمر حيوي. يضمن أن الضحية قد تم الاستماع إليها بشكل صحيح وأنك تعرف الظروف بأكملها. يمكنك إعادة تأكيد موقفك من الأمر برمته من خلال وصف ما حدث.

يجب تجنب أسلوب الدفاع ، ويجب أن تخبر الشخص أنك قلق بصدق.

4. تقديم حل

من الضروري تقديم خطة مدروسة جيدًا لإصلاح المشكلة. إنه يهدئ الطرف المتضرر ويعطيهم الانطباع بأنك بذلت جهدًا لإيجاد حل.

5. تقديم ضمان

من الضروري ضمان عدم ارتكاب أخطاء مماثلة مرة أخرى للحفاظ على علاقة مهنية إيجابية. صِف جهودك لمنع حدوث ظروف مماثلة في المستقبل.

قم بتضمين بيان حول كيف ، إذا تكررت ظروف مماثلة ، تخطط للتعامل معها بنجاح أكبر.

أيضا ، تحقق من: كيف تكتب رسالة توصية للطالب | دليل الخطوة

رسالة اعتذار لشركتك

يوجد أدناه نموذج يمكن الوصول إليه يمكنك استخدامه لصياغة اعتذار لشركتك اعتمادًا على ماهية المشكلة ولمن تعتذر:

رسالة اعتذار لشركتك عن الأداء الضعيف في العمل

لم أكن أتخيل أبدًا أنه بعد تلقي أي شيء سوى الدعم والتشجيع خلال الفترة التي أمضيتها هنا ، سوف أتصرف بشكل صارخ في عدم الاحترام تجاهك (أو تجاه الشركة أو القسم أو المجموعة ، وما إلى ذلك).

لسوء الحظ ، هذا هو بالضبط ما أنا عليه الآن - في مأزق ، أحدثته وأنا أتحمل المسؤولية الكاملة عنه.

أود أن أقدم اعتذاري شخصيًا لك على أدائي الذي قدمته مؤخرًا. في الآونة الأخيرة ، كنت أتأخر باستمرار عن العمل ولم أبذل قصارى جهدي. أعتذر بصدق عن هذا وأقدر صبرك معي.

لن أقدم أي مبررات. و انا أعدك بأن هذا لن يحدث مرة أخرى أبدًا ، وأنني اتخذت الاحتياطات اللازمة لضمان عدم حدوث ذلك ، وأنني للمضي قدمًا ، سأنتج فقط أفضل أعمالي.

خطاب اعتذار لشركتك عن التغيب عن العمل

يؤسفني عدم إخبارك مسبقًا بأني سأغيب عن العمل في [سجل تاريخ تغيبك عن العمل]. لقد كان فظًا وغير مهذب.

أدرك أن غيابي أدى إلى مشاكل مختلفة ، تفاقمت بسبب إهمالي لإبلاغكم، وأنا أعتذر بصدق عن إحباطك أنت وبقية الشركة.

لن أقدم أي مبررات. كان يجب أن أجري مكالمة مقدما.

للمضي قدما ، أنا أعدك أنه في المرة القادمة ، سأخبرك في أقرب وقت ممكن وأساعدك في العثور على شخص يتولى مسؤولياتي لهذا اليوم. أنا ممتن للعمل في مثل هذا النوع من الأجواء المشجعة ، ويمكنني أن أخبرك أنني لن أتصرف مرة أخرى بهذه الطريقة ، ولن يحدث هذا مرة أخرى أبدًا.

يمكنك تنزيل ملف PDF من هنا:

المحصلة

هذا هو! نأمل أن تكون قد وجدت هذا الدليل والنصائح مفيدة. علاوة على ذلك ، نأمل أن تتمكن من تسوية مشكلتك في العمل وتزدهر في مكان عملك. أتمنى لك كل خير!

الأسئلة الشائعة - كيفية كتابة خطاب اعتذار لشركتك

المحلية

• Perfectapology.com - رسالة إعتذار للرئيس
• Indeed.com - كيف تكتب خطاب اعتذار لرئيسك في العمل
• Indeed.com  - كيف تكتب رسالة (بأنواعها وأمثلة عليها)

ونحن نوصي أيضا

• أفضل 15 نموذجًا لرسالة استقالة السبب الشخصي
• كيفية كتابة خطاب تغطية لمساعد طبي (عينة ونصائح)
• 3 قواعد للامتثال في خطاب المقدمة التحية
• كيف ترسل رسالة دوليا | دليل بسيط خطوة بخطوة
• كيف تكتب خطابًا مفيدًا لوظيفة ما