10 mejores ejemplos de mensajes fuera de la oficina en 2022 | PDF

Cuando esté fuera de la oficina de vacaciones, no es profesional dejar sus correos electrónicos sin respuesta, ya que puede destruir algunas de sus relaciones comerciales. En un caso en el que sepa que estará ausente, el uso de mensajes de fuera de la oficina en la respuesta automática envía claramente el mensaje de indisponibilidad a quien lo golpee en su correo electrónico.

El tipo de mensaje que utilizará para esta respuesta automática variará dependiendo de lo que esté haciendo. Hay muchos mensajes distintos de fuera de la oficina que puede utilizar. Y necesitaría establecer un marco de tiempo para su regreso para que la gente sepa cuándo volver a comunicarse con usted.

¿Qué son los mensajes de correo electrónico con respuesta automática?

Las respuestas de correo electrónico de respuesta automática, también conocidas como correos electrónicos automáticos, son un mensaje que recibe cuando intenta comunicarse con alguien que no está disponible temporalmente. Normalmente, estas notificaciones le proporcionarán información como:

  • ¿Cuánto tiempo no estará disponible la persona?
  • En su ausencia, información de contacto para saber a quién contactar
  • ¿Cuándo volverán?

¿Por qué es importante un mensaje de fuera de la oficina?

Los mensajes fuera de la oficina son importantes si sabe que no podrá reaccionar a los correos electrónicos durante un período prolongado. Explican por qué se prolongará su respuesta y cómo pueden obtener la información o los servicios que requieren mientras está fuera.

Los compañeros de trabajo, clientes y suscriptores siempre esperan respuestas y soluciones rápidas a sus problemas., especialmente en marketing y comunicaciones. Los mensajes fuera de la oficina les ofrecen una explicación cortés, concisa y profesional que explica por qué no obtendrán una respuesta rápida.

Hay muchas razones que pueden enmarcar sus mensajes fuera de la oficina, como irse de vacaciones, irse de vacaciones, viajar a conferencias y mucho más.

Qué evitar en los mensajes de respuesta automática

Deben enviarse comunicaciones profesionales y realistas fuera de la oficina. Deberías pensar en evitar:

Dar demasiada información: Las respuestas automatizadas deben ser breves y directas. Evite incluir información superflua en el correo electrónico.

Prometiendo que responderá tan pronto como reanude: Cuando regrese al lugar de trabajo, es posible que le lleve algún tiempo ponerse al día con los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las tareas. Trate de no establecer la expectativa de que podrá reaccionar a un mensaje perdido tan pronto como regrese.

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Uso no autorizado de la ayuda de un colega: Es una buena idea proporcionar la información de contacto de un colega en caso de que surja algo importante durante su ausencia. Sin embargo, antes de incluir los datos de su colega, asegúrese de contar con su consentimiento.

10 mejores ejemplos de mensajes fuera de la oficina en 2022 | PDF

Al enviar mensajes de fuera de la oficina, aquí hay algunos ejemplos que debe considerar:

1. básico

Se trata de un mensaje breve pero profesional centrado únicamente en comunicar la indisponibilidad.

Hola,

Muchas gracias por tu mensaje. Estaré fuera de la oficina hasta el 30 de julio y tendré acceso restringido al correo electrónico durante ese tiempo. Si desea asistencia de emergencia, llame a Montan Fresh, nuestro especialista en publicidad, a mfresh@email.com o al 304-525-1019, ext. 4. De lo contrario, cuando regrese, responderé su correo electrónico.

Sinceramente,

roy barry
Jefe de Contenido

2 Interno

Si está estructurando un mensaje de fuera de la oficina solo para personas de su empresa o departamento, deberá brindar información de calidad sobre los proyectos que tiene entre manos. Su elección de tono depende de la cultura de su empresa.

Hola,

Estoy fuera de la oficina hasta el 12 de junio y responderé a los correos electrónicos cuando regrese. Si necesita acceder a los planos del proyecto Repture Steel, he guardado copias en el servidor en la carpeta Proyecto especial. Si necesita algo urgente, comuníquese con Mary.

Gracias,

Donald

3. Vacaciones

Esta es una muestra en la que le dirá a cualquiera que le envíe un correo electrónico un breve resumen de dónde se quedará por un tiempo en el descanso.

Hola,

Estaré de vacaciones del 3 al 17 de junio y no responderé correos electrónicos durante ese período. Si su comunicación puede esperar, me pondré en contacto con usted lo antes posible. Para inquietudes urgentes, comuníquese con Mole Foley, Coordinador de Recursos Humanos, en weedinc@email.com o 946-555-6319.

Sinceramente,

brian polvo
Gerente de Recursos Humanos

4. Conferencia

Cuando asista a una conferencia de negocios, debe preparar un mensaje fuera de la oficina que informe a los demás participantes que está abierto a las posibilidades de establecer contactos. Esta también es una oportunidad para demostrarles a los demás que está comprometido con su desarrollo profesional.

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Hola,

Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina para asistir a la conferencia anual de la Asociación de Profesionales Médicos en Los Ángeles, California. Revisaré el correo electrónico periódicamente, pero si necesita ayuda inmediata, comuníquese con mi asistente, Pamela Damian, en padamien@email.com o al 934-555-1940.

Si también estás en California esta semana, ¡me encantaría conectarme! Simplemente contácteme en mi celular al 921-565-1089.

Mejor,
Franja de Shaun

5. Corto plazo

Es posible que los profesionales de los que se espera que consulten el correo electrónico y conversen con regularidad necesiten programar mensajes específicos cada vez que abandonen el lugar de trabajo durante algunas horas. Este tipo de mensaje es excelente si tiene una cita pero regresará más tarde en el día o si necesita viajar a una reunión.

Hola,

Gracias por tu mensaje. Estaré fuera de mi escritorio en una cita de 10 am a 2:30 pm hoy, 9 de abril. Tendré acceso limitado al correo electrónico, así que si necesita algo urgente, comuníquese con Charlie Harris en charharris@email.com o 938 -555-2819. Si su correo electrónico puede esperar, le responderé tan pronto como vuelva a la oficina.

Gracias,

lucas kevin
Representante de ventas

6. Fuera de alcance

Este es un punto en el que le hace saber a la gente que no tiene acceso a su correo y que no podrá interactuar por ningún motivo.

Hola,

Estoy fuera de la oficina sin acceso al correo electrónico y no podré responder a su mensaje hasta que regrese el 25 de octubre. Comuníquese con Ray Fenton en rfennons@email.com o 823-555-3827, y él ocúpate de todo lo que necesites hasta entonces.

Saludos,

Lori Bricky
Servicio al Cliente

7. Fuera de la oficina pero revisando el correo electrónico

Cuando no están en la oficina, algunos profesionales revisan e incluso reaccionan a los correos electrónicos. Si tiene la intención de consultar el correo electrónico con regularidad, notifique a los remitentes que pueden esperar una respuesta, pero que puede retrasarse.

Hola,

Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina dirigiendo una capacitación del 5 al 10 de abril. Revisaré el correo electrónico a lo largo del día e intentaré responder a los mensajes con prontitud (marque los mensajes urgentes como de alta importancia). Sin embargo, si necesita ayuda inmediata, comuníquese con Mary Phillip en mphillips@email.com o al 465-555-1098.

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Gracias por su paciencia,

Vapor robi
Jefe de Operaciones

8. Vacaciones

Las celebraciones de días festivos importantes varían según la empresa. Si bien es posible que sus contactos no esperen que esté en la oficina en un día festivo, infórmeles qué tan disponible estará en los días previos y posteriores al día festivo.

¡Saludos!

Nuestras oficinas estarán cerradas durante la semana del 22 al 28 de diciembre. Responderé a su mensaje cuando regrese a mi escritorio el lunes 2 de enero. Sin embargo, si tiene una emergencia, puede llamarme a mi celular al 829-555-1958.

Felices vacaciones,

Lee chispa
Director Gerente, PanGroup

9. Amistoso

Un estilo de respuesta de mensaje amigable fuera de la oficina es para personas con las que comparte una relación personal. Los mensajes amistosos o incluso divertidos fuera de la oficina suelen ser la elección de los profesionales que invierten en las redes sociales.

Hola,

¡Gracias por contactarnos! Actualmente estoy en Michigan pasando tiempo con mi familia y me tomaré un descanso del correo electrónico mientras esté aquí. Responderé a todos mis mensajes tan pronto como regrese a la oficina el 5 de septiembre. Si necesita ayuda antes de esa fecha, envíe un correo electrónico a mi asistente, Jane Fork, a janefork@email.com.

¡Que tengas un espléndido día!

mickie leroy
Coordinadora de Medios Sociales

10. Licencia por maternidad o paternidad

Dependiendo de dónde viva y trabaje, la licencia por maternidad puede durar entre 10 semanas y seis meses o más. Debe guiar a la gente hacia la persona que asumirá sus funciones.

Hola,

Estaré de baja por maternidad a partir de mayo. Del 24 al 18 de agosto. Nuestro talentoso diseñador gráfico principal, Philip Cooney, administrará mis cuentas durante este tiempo. Puede comunicarse con él en pcooney@email.com o 958-555-8265.

Saludos,

riff maggie
Director de Arte

Conclusión

Muchas personas no pueden configurar mensajes fuera de la oficina que les aseguren mantenerse en contacto con sus clientes y socios mientras tienen tiempo suficiente para hacer otras cosas que les parecen relajantes.

Si necesita tomarse un descanso del trabajo por cualquier motivo, asegúrese de echar un vistazo a las muestras para redactar su mensaje.

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