پروفیسر کو ای میل کرنا کچھ مشکل ہوسکتا ہے۔ لہذا بہتر ہوگا کہ آپ ایسا کرنے سے پہلے کسی پروفیسر کو ای میل لکھنے کا طریقہ سیکھ لیں۔
پروفیسر کو ای میل کرنا کسی دوست یا فیملی ممبر کو ای میل کرنے سے مختلف ہے۔ پیشہ ورانہ ای میل کے آداب شاذ و نادر ہی سکھائے جاتے ہیں، جو اس پہلی ای میل کو بھیجنا اور بھی مشکل بنا دیتا ہے۔
اس مضمون میں، میں آپ کو دکھاؤں گا کہ پروفیسر کو ای میل کیسے لکھیں۔ میں ایسے نکات کا اشتراک کروں گا جو آپ کو ایک مؤثر ای میل تیار کرنے میں مدد فراہم کریں گے جس سے جواب ملے گا۔
پروفیسر کو ای میل لکھنے کے لیے مرحلہ وار گائیڈ
اپنے پروفیسر کو لکھنے کے لیے یہاں ایک مرحلہ وار گائیڈ ہے۔ ان اقدامات پر عمل کریں اور آپ صحیح راستے پر آجائیں گے۔
رسمی سلام
اپنے لیکچرر کو اپنی ای میل "پیارے" یا "ہیلو" کے الفاظ سے شروع کریں۔ یہ پیشہ ورانہ ای میل آداب 101 ہے، اور اس کا مشاہدہ کرنا ضروری ہے۔ اس صورت حال کے لیے "ارے" بہت آرام دہ ہے، اور کچھ ماہرین تعلیم کا خیال ہے کہ "ہائے" بھی بہت آرام دہ ہے۔
لقب اور کنیت
لیکچرر کا عنوان اور نام سلام کے بعد ہونا چاہیے۔ یہ آپ کے لیے غیر ضروری طور پر رسمی معلوم ہو سکتا ہے، لیکن یہ آپ کے لیکچرر، ان کے عہدے، اور ان کی مہارت کا احترام ظاہر کرنے کے لیے ایک اہم نقطہ نظر ہے۔ اگر آپ عنوان کو چھوڑ دیتے ہیں یا غلط استعمال کرتے ہیں تو آپ اپنے انسٹرکٹر کو نادانستہ پریشان کر سکتے ہیں۔
زیادہ تر پروفیسروں اور ڈاکٹروں کو ان کے آخری نام کے بعد "پروفیسر" یا "ڈاکٹر" کہہ کر مخاطب کیا جانا چاہیے۔ بھیجنے کے بٹن کو دبانے سے پہلے، ان کے نام کے ہجے کو دو بار چیک کریں۔
سیاق و سباق کے مطابق بنائیں
کچھ انسٹرکٹرز کے پاس سینکڑوں طلباء ہوتے ہیں اور انہیں آپ کو جگہ دینے اور آپ کی انکوائری کا جواب دینے کے لیے اضافی سیاق و سباق کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ یہ خاص طور پر سچ ہے اگر یہ ان کو آپ کا پہلا ای میل ہے۔
انہیں یہ بتانا کہ آپ ان کی کونسی کلاس میں ہیں اور آپ کی کلاس کس دن ملتی ہے یہ معلوم کرنے میں ان کی مدد کرنے کا سب سے آسان طریقہ ہے کہ آپ کون ہیں (اگر اس کے متعدد حصے ہیں۔) اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کا لیکچرر آپ کو جانتا ہے تو آپ اس سیکشن کو چھوڑ سکتے ہیں۔ نام
یہ بھی پڑھیں: پروفیسر کیسے بنے 2023 میں تیز ترین اور آسان ترین اقدامات
اسے مختصر رکھیں
پروفیسرز کو بہت سی ای میلز موصول ہوتی ہیں، اس لیے اپنی درخواست کو مختصر اور بات تک رکھیں۔ اپنی انکوائری کو ہر ممکن حد تک واضح کریں تاکہ آپ کے لیکچرر کو یہ جاننے کے لیے ای میل کو کئی بار نہ پڑھنا پڑے کہ آپ کیا چاہتے ہیں۔
آپ اپنے مسئلے کا جواب دینے کے لیے درکار ای میلز کی تعداد کو بھی مختصراً بیان کر کے ان اقدامات کو کم کر سکتے ہیں جو آپ نے اسے حل کرنے کے لیے پہلے ہی کیے ہیں۔ نصاب کی جانچ کرنا (کسی بھی پروفیسر کو ای میل کرنے سے پہلے ایک ضرورت)، ہم جماعت سے سوال کرنا ان کی مثالیں ہیں۔
ختم ہونے والی چھچیاں
ای میل کو سائن آف اور اپنے نام کے ساتھ ختم کریں۔ آپ کے نام کے بعد ایک سادہ "بہترین"، "چیئرز" یا "شکریہ" کافی ہوگا۔ اگر آپ کے یونیورسٹی کے ای میل ایڈریس میں آپ کا پورا نام شامل نہیں ہے، تو آپ کو اپنے سائن آف میں اپنا پہلا اور آخری نام شامل کرنا چاہیے۔ اس سے لیکچرر کے لیے اپنے ڈیٹا بیس میں آپ کو تلاش کرنا آسان ہو جائے گا۔
ایک الگ موضوع لائن استعمال کریں۔
آپ کے ای میل کے لیے ایک سبجیکٹ لائن درکار ہے۔ ایک مضمون کی لائن لیکچرر کو یہ سمجھنے میں مدد کرتی ہے کہ آپ کیا چاہتے ہیں اور آپ کے ای میل کو اسپام بن سے دور رکھتا ہے۔ موضوع کی لکیر مختصر اور نقطہ تک ہونی چاہیے۔ "[کلاس کا نام] پیپر سے متعلق سوال" یا "میٹنگ کی درخواست" اچھے جملے ہیں۔
یہ بھی پڑھیں: گریڈز کے بارے میں پروفیسر کو ای میل کیسے لکھیں۔ ای میل ٹیمپلیٹ
پیشہ ورانہ مہارت کو برقرار رکھیں
آپ کے لیکچرر کے ساتھ آپ کا پیشہ ورانہ تعلق ان کے ساتھ آپ کی بات چیت میں ظاہر ہونا چاہیے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اپنے خط کو تحریر کرتے وقت، آپ کو الفاظ کے ہجے اور مناسب زبان (بشمول بڑے حروف اور اوقاف) کا استعمال کرنا چاہیے۔ (Xanax)
کوئی ایموجیز نہیں ہونا چاہیے۔ وہ مواصلات کا ایک معیاری طریقہ بن چکے ہیں، پھر بھی ان کی پیشہ ورانہ ای میل میں کوئی جگہ نہیں ہے۔ ای میل بھیجنے سے پہلے، غلطیوں کی جانچ کرنے کے لیے اس کا دوبارہ جائزہ لیں۔
اپنے یونیورسٹی کے ای میل ایڈریس سے میل بھیجیں۔
آپ کے یونیورسٹی کے ای میل ایڈریس کا استعمال آپ کے ای میل کو زیادہ پیشہ ورانہ شکل دیتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ یہ ادارے کے اسپام فلٹر سے گزر جائے گا۔ آپ کا یونیورسٹی کا ای میل ایڈریس پروفیسر کو یہ بھی بتاتا ہے کہ آپ ان کے طالب علموں میں سے ایک ہیں، جس کی وجہ سے وہ آپ کی بات چیت کو سنجیدگی سے لیتے ہیں۔
بشکریہ اور پیشہ ورانہ دستخط کے ساتھ ایک ای میل ختم کریں۔
آپ کسی پروفیسر سے کیسے رجوع کرتے ہیں؟ ان کے وقت کے لیے ان کا شکریہ اور اپنے ای میل کو "مخلص" یا "نیک خواہشات" کے ساتھ ختم کریں اور اس کے بعد آپ کا نام درج کریں۔
ایک مثال یہ ہے:
آپ کے وقت کا بہت بہت شکریہ، اور آپ کا دن بہت اچھا گزرے۔
مخلص،
براؤن، لیکسی
غلطیوں کے لیے اپنا ای میل چیک کریں۔
اپنے گرامر، ہجے اور اوقاف کو نوٹ کریں۔ رسمی لہجہ برقرار رکھیں اور ایموجیز یا غیر رسمی مخففات جیسے FYI یا ASAP سے بچیں۔ براہ کرم اپنے پروفیسر کے نام کے ہجے کو دوبارہ چیک کریں۔
اپنے آپ کو اپنے پروفیسر کے جوتے میں ڈالیں۔
ای میل کو دوبارہ اس طرح پڑھیں جیسے آپ اسے وصول کرنے والے پروفیسر ہوں۔ کیا یہ واضح ہے کہ آپ کو کون لکھ رہا ہے اور وہ کیا ڈھونڈ رہے ہیں؟ کیا ای میل کا لہجہ خوشگوار اور قابل احترام ہے؟ کیا یہ ایک کی طرف سے ہے؟ اگر آپ کے تمام جوابات "ہاں" ہیں، تو براہ کرم اپنا ای میل بھیجیں۔
یہ بھی پڑھیں: پروفیسر کو ای میل کیسے لکھیں۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
اپنے پروفیسر کو ان کے لقب اور آخری نام سے مخاطب کریں، جیسے کہ "پروفیسر۔ برینٹ" یا "ڈاکٹر۔ چٹان
امریکی تناظر میں، تاہم، پروفیسروں کو "ڈاکٹر" یا "ڈاکٹر" کہہ کر مخاطب کرنا عام بات ہے۔ تحریری طور پر قدرے کم رسمی ہونا۔ عنوانات کی حساسیت ایک شخصیت کا مسئلہ ہے۔ لیکن اگر آپ محفوظ رہنا چاہتے ہیں تو لکھیں۔ "پیارے ڈاکٹر جونز" یا "محترم پروفیسر۔
نتیجہ
مجموعی طور پر، جیسا کہ میں نے اوپر بتایا ہے، اپنے پروفیسر سے ای میل کے ذریعے کوئی سوال پوچھنے سے پہلے اپنے کلاس سلیبس یا اسائنمنٹ ہدایات کو چیک کرنے کے لیے کچھ وقت نکالیں۔ بہت سے معاملات میں، پروفیسرز نے پہلے ہی سمسٹر کے آغاز میں کلاس کے پہلے چند دنوں میں اکثر پوچھے جانے والے کئی سوالات کا جواب دے دیا ہوگا۔
اپنے پروفیسر کو لکھنے سے پہلے، ان تمام مواد کا جائزہ لیں جو آپ نے کلاس سے حاصل کیے ہیں۔ آخری چیز جو آپ کرنا چاہتے ہیں وہ انہیں کسی ایسی چیز کے بارے میں پریشان کرنا ہے جس کا انہوں نے پہلے جواب دیا ہے۔
اپنے مواد کی اچھی طرح جانچ کرکے اور اس بات کو یقینی بنا کر کہ آپ کو ابھی بھی اپنے پروفیسر سے رابطہ کرنے کی ضرورت ہے، آپ قدرے عقیدت اور احترام کا مظاہرہ کر سکتے ہیں۔
سفارش
- گھانا میں ویلی ویو یونیورسٹی کے بین الاقوامی اسکالرشپس
- یوٹاہ ویلی یونیورسٹی اسکالرشپس
- لاس اینجلس میں آرٹ کے 13 بہترین اسکول | درجہ بندی
- USA میں لڑکوں کے لیے سرفہرست 10 ملٹری اسکول | درجہ بندی
- لاس اینجلس میں بہترین فلمی اسکول | تقاضے، لاگت، پروگرام
